Data protection reports
Weitere Optionen
Under "Data Protection → Reports", it's possible to generate a number of reports for data protection.
To generate a report, first decide which type of report it should be. After choosing the desired type, add which data the report is to be generated for (e.g. processing activity or DPIA).
Bericht Formate:
Die Berichte stehen als PDF oder DOCX Datei zum Download zur Verfügung. Zum generieren und herunterladen muss bei einem Bericht auf den pinken Button geklickt werden. Anschließend kann ausgewählt werden ob man den Bericht als PDF oder DOCX herunterladen will.
Lizenzen:
Ist keine gültige Lizenz von HITGuard vorhanden, dann wird dies bei den Berichten in der Fußzeile angezeigt! Um dies zu ändern, muss unter "Administration → Lizenzierung" von einem Experten oder einem Administrator eine Lizenz angefordert / eingespielt werden.
Es werden folgende Berichte im Bereich Datenschutz von HITGuard angeboten:
Verarbeitungsregister
Im Punkt "Datenschutz → Berichte → Verarbeitungsregister" kann zwischen verschiedenen Arten von Berichten über Verarbeitungstätigkeiten gewählt werden.
Eigene Verarbeitungstätigkeit
Hier finden Sie den Bericht über eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten, die ihr Unternehmen verantwortet.
Vorselektiert sind in der Auswahl anbei die letzten Versionen der jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten mit dem Bearbeitungsstatus abgeschlossen. Diese Einschränkung können Sie in der Auswahl bei Bedarf jederzeit aufheben bzw. anpassen. Dafür im Dropdown auf das Symbol zum "Filter löschen" klicken.
Existiert für eine Verarbeitungstätigkeit eine Datenschutz-Folgenabschätzung, dann werden im Bericht auch die Ergebnisse der DSFA angezeigt.
Bericht zu eigener Verarbeitungstätigkeit erstellen:
Um einen Bericht über eigene Verarbeitungstätigkeiten zu generieren, müssen hier die gewünschten Verarbeitungstätigkeiten ausgewählt werden.
Um den Bericht zu generieren wird auf den pinken Button zum Herunterladen geklickt.
Gemeinsame Verarbeitungstätigkeiten
Hier finden Sie den Bericht über eine oder mehrere Verarbeitungstätigkeiten, die mehr als einen Verantwortlichen zugeordnet haben. (Gemeinsame Verantwortlichkeit muss in der Verarbeitungstätigkeiten aktiviert sein)
Vorselektiert sind in der Auswahl anbei die letzten Versionen der jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten mit dem Bearbeitungsstatus abgeschlossen. Diese Einschränkung können Sie in der Auswahl bei Bedarf jederzeit aufheben bzw. anpassen. Dafür im Dropdown auf das Symbol zum "Filter löschen" klicken.
Berichte zu Gemeinsamen Verarbeitungstätigkeiten erstellen:
Um einen Bericht über Gemeinsame Verarbeitungstätigkeiten zu generieren, müssen hier die gewünschten Verarbeitungstätigkeiten ausgewählt werden.
Weiters kann über die Berichtsoptionen konfiguriert werden, dass die Anhänge der Verarbeitungstätigkeiten als Zip-Datei mit heruntergeladen werden.
Um den Bericht zu generieren wird auf den pinken Button zum Herunterladen geklickt.
Im Auftrag anderer
Hier finden Sie den Bericht über Verarbeitungstätigkeiten, die Ihr Unternehmen im Auftrag anderer durchführt.
Sie können entweder einen Bericht generieren, der Verarbeitungstätigkeiten enthält, die vom selektierten Organisationsbereich erbracht werden. Oder Sie generieren einen Bericht für das externe Unternehmen, für das Sie eine Verarbeitung durchführen.
Beachten Sie, dass die Auswahl auf die letzte abgeschlossene Version der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit eingeschränkt ist.
Bericht zu Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag anderer erstellen:
Organisationseinheiten, die Aufträge durchführen:
- Hier können Organisationseinheiten gewählt werden, die Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag anderer durchführen.
- Der Bericht enthält alle aktuellen Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten, die in den ausgewählten Organisationseinheiten, für andere durchgeführt werden.
Externe Verantwortliche in deren Auftrag verarbeitet wird:
- Hier kann ein externer Verantwortlicher gewählt werden, für den Ihre Organisation Auftragsverarbeitungen durchführt.
- Der Bericht enthält alle Informationen zu allen Verarbeitungstätigkeiten, die für diesen Verantwortlichen durchgeführt werden.
Externe Auftragsverarbeiter
Hier finden Sie den Bericht über Verarbeitungstätigkeiten, die andere Unternehmen im Auftrag Ihres Unternehmens durchführen.
Beachten Sie, dass die Auswahl auf die letzte abgeschlossene Version der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit eingeschränkt ist.
Bericht zu externen Auftragsverarbeitern erstellen:
Hier muss der gewünschte externe Auftragsverarbeiter gewählt werden. Der Bericht enthält alle Informationen zu den Verarbeitungstätigkeiten, die dieser für Ihr Unternehmen durchführt.
Zum Generieren, muss auf den pinken Button zum Herunterladen geklickt werden.
DSFA
Im Punkt "Datenschutz → Berichte → DSFA" kann entschieden werden, ob ein Bericht über die Konsultation der Aufsichtsbehörde oder einen allgemeinen Bericht über eine Datenschutz-Folgenabschätzung generiert werden soll.
Konsultation der Aufsichtsbehörde
Hier finden Sie den Bericht zu den Datenschutz-Folgenabschätzungen, der die erforderlichen Informationen für die Konsultation der Aufsichtsbehörde enthält.
Konsultations-Bericht der Aufsichtsbehörde erstellen:
Hier muss zunächst die gewünschte Datenschutz-Folgebabschätzung ausgewählt werden. Verfügt die gewählte DSFA über mehrere VT-Verantwortlichkeiten wird zusätzlich noch die gewünschte VT-Verantwortlichkeit ausgewählt.
Weiters kann über die Berichtsoptionen konfiguriert werden, dass die Anhänge der DSFA als Zip-Datei mit heruntergeladen werden und das Inhaltsverzeichnis nicht angeführt wird.
Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.
Allgemeiner Bericht
Hier finden Sie einen allgemein verwendbaren Bericht zu den Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Bericht über Datenschutz-Folgenabschätzung erstellen:
Hier muss die gewünschte Datenschutz-Folgenabschätzung ausgewählt werden. Der Bericht enthält alle relevanten Informationen über die ausgewählte DSFA.
Es kann über die Berichtsoptionen konfiguriert werden, dass die Anhänge der DSFA als Zip-Datei mit heruntergeladen werden.
Der Bericht kann über den pinken Button heruntergeladen werden.
TOMs
Hier finden Sie den Bericht zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen.
Der Bericht wird standardmäßig für die allgemeinen TOMs generiert. Die Auswahl kann aber auch auf VT-Verantwortliche (interne Organisationseinheiten oder Externe (z.B. Kunden)) und auf Gesellschafts- bzw. Organisationsregister eingeschränkt werden. Eine beliebige Kombination aus VT-Verantwortlichen und Gesellschafts- bzw. Organisationsregistern ist zulässig. Dann werden für diese VTs auch die spezifischen TOMS in den Bericht aufgenommen.
Zu der letzten abgeschlossenen Version einer Verarbeitungstätigkeit werden die spezifischen TOMs angedruckt. Nicht abgeschlossene Verarbeitungstätigkeiten werden nicht berücksichtigt.
TOMs Bericht erstellen:
Der Bericht kann über den pinken Button als PDF oder Word heruntergeladen werden.
Das Dropdown zur Einschränkung der VT-Auswahl dient zur erweiterten Konfiguration falls die Berichtsoption "spezifische TOMs andrucken" aktiviert ist.
Berichtsoptionen:
- spezifische TOMs andrucken.
- Wenn diese Berichtsoption aktiviert ist, können VT-Verantwortliche, Gesellschaftsregister oder Organisationsregister ausgewählt werden, dadurch werden neben den allgemeinen TOMs auch die spezifischen TOMs für die ausgewählten VT-Verantwortlichkeiten angedruckt.
- Einschränkung auf erledigte Maßnahmen und aktive Kontrollen:
- Sorgt dafür, dass nur erledigte Maßnahmen und aktive Kontrollen angedruckt werden. Ist diese Option deaktiviert werden auch ausgesetzte Kontrollen und nicht abgeschlossene Maßnahmen angedruckt.
- Beschreibung andrucken:
- Wenn die Beschreibungen der Maßnahmen und die Kontrollmaßnahmen der Kontrolldefinitionen nicht benötigt werden, können sie mit Hilfe dieser Option für den Bericht ausgeblendet werden.
Betroffenenkategorien
Hier finden Sie den Bericht zu den Betroffenenkategorien. Dieser Bericht kann zur Auskunftserteilung verwendet werden.
Achtung: Nur als Datenschutz-Experte sichtbar!
Auskunftserteilung erstellen:
Hier muss die gewünschte die gewünschte Betroffenenkategorie ausgewählt werden. Der Bericht enthält alle Informationen (z.B. Löschfrist) zu allen Verarbeitungstätigkeiten in denen sie vorkommt. Sie kann somit zur Auskunftserteilung an Anfragende verwendet werden.
Der Bericht kann über den pinken Button als Word-Datei heruntergeladen werden.
