Benutzer und Benutzerrollen

Benutzerrollen in HITGuard

Jede Benutzerrolle hat eigene Berechtigungen und Funktionen.
Benutzerrollen können für jedes Modul einzeln vergeben werden. Die einzige Ausnahme ist der Practitioner, da diese Rolle modulübergreifend ist. Das heißt: Ein Benutzer kann im Security Assessor (Risikomanagement) Experte sein, im Progress Monitor (Maßnahmen und Kontrollen) aber Professional oder Practitioner.

Admin:

Diese Rolle ist für die Administration sowie für die Verwaltung anderer Benutzer zuständig. Administratoren haben keinen Einblick in Daten. Zum Beispiel können Administratoren zwar alle Managementsysteme verwalten und erstellen, haben aber weder Einblick in deren Daten noch können sie als Verantwortliche festgelegt werden.

Bei Erstinstallation der Software ist mindestens ein Administrator zu definieren
Es kann mehrere Administratoren geben
Ein Admin erfüllt rein administrative Aufgaben wie z.B. das Anlegen eines Benutzers oder das Konfigurieren eines Active Directory etc.

Experte:

Diese Rolle kann in einem oder mehreren Managementsystemen in Ihrem Unternehmen mitarbeiten.

Risikomanagement:
- Ein Experte kann Analysen durchführen und Gefährdungslagen erstellen
- er verantwortet die Administration der Risikopolitik
Maßnahmen und Kontrollen
- Ein Experte kann Maßnahmen und Kontrollen erstellen und administrieren
- er verantwortet die Administration der Einstellungen im Progress Monitor
Datenschutz
- Ein Experte kann Verarbeitungstätigkeiten erstellen, TOMs zuweisen, Externe und Betroffene administrieren
er kann Managementsysteme erstellen und verwalten
und kann auf den Punkt Administration zugreifen und somit auch Assets oder Benutzer anlegen

Professional:

User dieser Rolle unterstützen die Experten der Managementsysteme in der Erfüllung ihrer Aufgaben. Ein Professional hat Zugriff auf alle Aufgaben in den Managementsystemen zu denen er zugeteilt ist, hat aber eingeschränkte Bearbeitungsrechte.

Risikomanagement:
- Ein Professional kann Analysen und Gefährdungslagen erstellen und verwalten
Maßnahmen und Kontrollen
- Er kann Maßnahmen und Kontrollen erstellen und verwalten
Datenschutz
- Ein Professional kann Verarbeitungstätigkeiten erstellen, TOMs zuweisen und Externe verwalten

Beobachter:

User dieser Rolle haben hinsichtlich der Sichtbarkeit von Menüpunkten ähnliche Berechtigungen wie Professionals. Sie können aber, im Gegensatz zu Professionals, keine Änderungen am System vornehmen. Sie haben rein lesenden Zugriff auf die Software. Um Einsicht in ein Managementsystem zu bekommen, muss er wie ein Professional oder Experte zum Team des Managementsystems hinzugefügt werden.

Risikomanagement:
- Ein Beobachter kann Schutzbedarfs- und Schwachstellenanalysen, Gefährdungslagen, Maßnahmen, Auditverwaltung und Dashboards einsehen und Berichte generieren.
Maßnahmen
- Ein Beobachter kann Maßnahmen, Berichte, Auswertungen und Dashboards einsehen.
Kontrollen
- Ein Beobachter kann nur das Dashboard einsehen.
Datenschutz
- Ein Beobachter kann Verarbeitungstätigkeiten einsehen und Berichte erzeugen. TOMs und Externe sind ohne Details einsehbar. Datenschutzfolgenabschätzungen können nicht eingesehen werden.

Practitioner:

Diese Rolle verfügt über Detailinformationen und Umsetzungskompetenzen, die aus dem Managementsystem heraus benötigt werden. Dass Practitioner ihr Wissen mit den HITGuard Experten teilen, ist für ein lebendiges Managementsystem unbedingt erforderlich.

Ein Practitioner hat Überblick über alle ihm zugeteilten Maßnahmen, Kontrollen, Verarbeitungstätigkeiten und Bewertungen zur Beantwortung
er wird an die Erledigung seiner Aufgaben erinnert
und ist die Standardrolle, die jeder Benutzer modulübergreifend besitzt

Benutzerverwaltung

Benutzer anlegen

Zum Anlegen eines Benutzers gibt es drei Möglichkeiten

Möglichkeit 1: Einen Benutzer über die Benutzerliste (für Lokale Anmeldungen ohne Active Directory) anlegen

Administration → Benutzer

In der Benutzerliste, am rechten Rand, klicken Sie auf den Button "Plus" um einen Benutzer hinzuzufügen.
Anschließend können Sie den Benutzer mit den relevanten Daten anlegen.

"Im Verzeichnisdienst suchen", wird nur angezeigt, wenn LDAP in den globalen Einstellungen aktiviert ist und ein Active Directory konfiguriert ist. Dies ermöglicht es, Benutzer aus dem Active Directory zu suchen und mit ihren Daten in HITGuard anzulegen.

Hinweis für Azure Active Directory (AAD):

Benutzer die schon vor LDAP Aktivierung angelegt wurden, können im Nachhinein mit ihrem Azure Active Directory Account verknüpft werden. Dies ermöglicht es Single-Sign-On (SSO) zu verwenden. Dies kann von jedem User unter seinem Profil durchgeführt werden. (siehe Profil) Administratoren können weiters mittels eines Buttons rechts neben dem Benutzernamen aktuelle Daten aus dem AAD laden. Diese ersetzen unterschiedliche Informationen aus HITGuard. Dafür muss der Benutzer allerdings bereits mit einem AAD-Account verknüpft sein.

Möglichkeit 2: Schnellerfassung

Im Kontext der Verwendung kann bei Active Directory Integration über eine Personenauswahlmaske ein neuer Benutzer mit minimalen Berechtigungen für das aktive Modul erstellt werden.

Um dies zu verwenden, tippen Sie in einem Benutzerauswahlfeld den Namen der Person oder dessen Kürzel ein. Dadurch wird der Benutzer aus dem Active Directory geladen. Dieser kann sich im Anschluss mit seinen Active Directory Daten anmelden.

Möglichkeit 3: Verwenden eines Active Directory

Dies ist nur dann möglich, wenn ein Active Directory konfiguriert ist.

Zuerst muss ein Benutzer, wie in Punkt 1 beschrieben wird, erstellt werden. Die angegebene E-Mail muss mit der seines Active Directory-User übereinstimmen.

Anschließend kann sich der Benutzer mit seinem Active Directory-User anmelden, sofern dies in den globalen Einstellungen aktiviert ist.

Benutzerrollen zuordnen

Unter "Administration → Benutzerrollen-Zuordnung" ist es möglich für den gewünschten Benutzer die jeweiligen Rollen zuordnen.

Lizenzen:

In den Spaltenüberschriften Experten und Professionals wird außerdem angezeigt, wie viele Lizenzen aktuell vorhanden sind, und wie viele verwendet werden. Dadurch ist auf einen Blick ersichtlich, wo man über- bzw. unterlizensiert ist. Mehr Informationen zu den Lizenzen sind unter "Administration → Lizenzierung" zu finden.

Zuordnen:

Benutzerrollen können nur von Administratoren oder Experten vergeben werden.

Administratoren können jede Rolle vergeben.
Experten können alle Rollen bis auf Administrator und Compliance Manager vergeben.
Verantwortlichen eines Managementsystems kann die Rolle "Expert" nicht entzogen werden solange sie für zumindest ein Managementsystem verantwortlich sind.

Wichtig: Experten und Professionals müssen anschließend einem Managementsystem zugeteilt werden um ihre Aufgaben erfüllen zu können. (siehe Benutzer zu Managementsystemen zuteilen)

Passwort ändern / zurücksetzen

Achtung: Das Ändern eines Passworts funktioniert nur, wenn die lokale Anmeldung aktiv ist. Das heißt: entweder es ist kein Active Directory konfiguriert oder die Lokale Anmeldung ist unter den Globalen Einstellungen aktiviert. Eigenes Passwort ändern:

Auf das Profilbild oder den Profilnamen → Profil klicken
unten rechts auf "Passwort ändern" klicken
altes und neues Passwort eingeben und bestätigen

Als Administrator oder Expert ein Passwort ändern/zurücksetzen:

Unter Administration → Benutzer den gewünschten Benutzer auswählen
unten rechts auf "Passwort ändern" klicken
neues Passwort eingeben und bestätigen

Zu Beachten: Nur Administratoren können Passwörter von Experten zurücksetzen. Experten können User anlegen sowie berechtigen und sie können Passwörter für Professionals und Practitioner zurücksetzen. Die Administrator-Rolle kann auch an mehrere User vergeben werden.

Benutzer deaktivieren

Experten und Administratoren könne Benutzer über die Benutzer Maske deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer kann in der Applikation nicht mehr selektiert werden.

Damit ein Benutzer deaktiviert werden kann, müssen zuerst alle Managementsystem und Team Mitgliedschaften des Benutzers aufgelöst werden.

Beim deaktivieren besteht die Möglichkeit den Benutzer im System zu anonymisieren.

Achtung: Durch die Anonymisierung werden alle Daten des Benutzers entfernt. Dies kann nicht mehr Rückgängig gemacht werden! Wenn beim deaktivieren Dialog "Nein" ausgewählt wird, wird der Benutzer deaktiviert aber nicht anonymisiert.

Profilbild zurücksetzten

Experten und Administratoren können das Profilbild eines Benutzers durch Klicken auf das Icon neben dem Profilbild zurücksetzten.