Case Management Settings
Weitere Optionen
Under "Case Management → Settings", experts can configure case management and create period definitions for reports.
Settings
Schwerpunkt und Beschreibung
- Generell kann ein Fallmanagementsystem (auch Vorfallmanagementsystem genannt) für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Mögliche Anwendungsfälle sind:
- zur Erfassung von Informationssicherheits-Vorfällen,
- zum Data Breach Management,
- als Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie 2019/1937,
- und vieles mehr.
- Werden mehrere Fallmanagementsysteme betrieben, wird dem Anwender bei Erstellung einer neuen Meldung eine Auswahl des Schwerpunktes, zu dem die Meldung erfolgen soll, angeboten. Hierzu werden in einer Auswahlliste die Schwerpunkte der Fallmanagementsysteme aufgelistet und zur getroffenen Auswahl wird die Beschreibung des Schwerpunktes angezeigt. Anhand dieser Informationen soll der Anwender selbst entscheiden können, in welches System die Meldung erfolgen soll. Dabei stehen nur Fallmanagementsysteme zur Auswahl, bei denen die Option "Anonyme Meldung möglich (Hinweisgebersystem)" aktiviert wurde.
Betreuungsteam
- Um sicherzustellen das keine Meldungen übersehen werden gibt es das Betreuungsteam. Das hier eingetragene Team wird bei allen eingehenden Meldungen standardmäßig als Betreuungsteam hinterlegt. Dadurch bekommen die Mitglieder dieses Teams so lange die Reminder-Emails, die durch die zugeteilten Fristen bei den Meldungen entstehen, bis ein dezidiert ausgewählter Experte die Bearbeitung der Meldung übernimmt.
Anonyme Meldung möglich (Hinweisgebersystem)
- Wird die Option „Anonyme Meldung möglich (Hinweisgebersystem)" aktiviert, fungiert das Fallmanagementsystem als Hinweisgebersystem gemäß EU-Richtlinie 2019/1937. Hinweise von Hinweisgebern können dadurch anonym erstellt und gemeldet werden. Wird diese Option bei mehreren Fallmanagementsystemen aktiviert, kann ein anonymer Hinweisgeber den Schwerpunkt, zu dem der Hinweis erfolgen soll aus einer Auswahlliste wählen.
Standard-Fallmanagementsystem:
- Werden mehrere Fallmanagementsysteme aktiviert, so kann eines als „Standard-Fallmanagementsystem“ ausgewählt werden. Dies hat zur Folge, dass es das erste angezeigte System ist, wenn ein neuer Hinweis durch einen Hinweisgeber erstellt wird."
Fristdefinitionen
Fristendefinitionen dienen als Vorlage um Meldungen und ihre Nachrichten mit Fristen zu versehen.
Die Fristen sorgen dann mit ihren Erinnerungen dafür, dass der/die Bearbeiter/in oder das Betreuungsteam an die Einhaltung der Fristen erinnert wird.
Fristdefinition erstellen / bearbeiten
Um eine Fristdefinition zu erstellen, muss in der Übersicht auf den "+"-Button geklickt werden.
Es kann zum Beispiel eine Frist für die Beantwortung einer Nachricht (Antwortfrist) und eine Frist für die Bearbeitung (Bearbeitungsfrist) einer Meldung erstellt werden.
Die Fristlaufzeit bestimmt innerhalb welcher Zeit die Frist behandelt werden soll / muss.
Zum Bearbeiten kann die gewünschte Fristdefinition mittels Doppelklick geöffnet werden. Für eine Frist können beliebig viele Erinnerungen erstellt werden. Ist eine Erinnerung fällig, wird an den / die Verantwortliche(n) eine Erinnerungsmail gesendet. Ist kein Verantwortlicher eigetragen geht die Erinnerungsmail and das eingetragene Betreuungsteam.
