Lieferanten/en: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 19. November 2024, 10:38 Uhr

Under "Administration → Suppliers" you find all suppliers, regardless of the selected management system.

For the menu item to be available, one needs to have a Supplier Risk Management license and be assigned the role Expert in SRM.

SRM Experts find an overview of all suppliers on this page with their code, name, country, state (active or deactivated) and optionally their expiration date.

Create/edit suppliers

Suppliers can be created and their basic data recorded here. Other than the code and name, this also includes details on their address and general contact.

Special fields:

Expiration date	A date can be entered from here, after which the supplier is no longer able to respond to or view assessments. The date can be modified at any time.
Deactivated	This switch is visible as soon as the supplier is created. A deactivated supplier is no longer able to respond to or view assessments. Any of the supplier's users are informed of this.

Create/edit supplier users

Supplier users for the individual suppliers can be created/edited here.

This is an editable grid, in which the plus button creates a new line. It is therefore possible to click directly into a cell of the grid and enter/edit its content.

For every user, record first name, last name and e-mail address. The e-mail address is a mandatory field, as it also serves as the username for the user's login. Users that have already logged in once using the welcome link (sent automatically when creating the user) and created their password are marked as "verified" in the overview.

Important: Supplier users can only be created if a company name has been entered in "Administration → Global Settings".

Special fields:

Administrator	A supplier user can be made into a supplier administrator with a checkmark here (not for the entire application). This user (multiples possible) then has the possibility to create and edit users themselves in their own supplier portal. The checkmark can be removed as well.
Deactivated	A deactivated supplier user is no longer able to respond to or view assessments. A supplier user can be deactivated or reactivated at any time. They are informed of this via e-mail.
Button: Resend welcome mail	Upon creation every supplier user receives a welcome mail, through which they can log in for the first time and create their password. From this moment on, their login works. The link for the initial login is valid for 48 hours and can be resent if the user has not logged in within that timeframe. Resending the welcome mail also resets the password and any 2-factor-authentication.
Button: Delete user	A supplier user can be deleted with this button. They can then no longer log in and are not able to respond to or view assessments. They are informed of this via e-mail.

Suppliers as interview partners

If the option "Supplier evaluation" is activated under Risk management → Settings, then

Lieferantenportal

Unter dem regulären HITGuard-Link, den Sie für Ihre Organisation konfiguriert haben, mit dem Zusatz "/Supplier" können sich Lieferantenbenutzer in einem eigenen Portal an HITGuard anmelden.

Lieferanten, die ihr Passwort vergessen haben, können dieses hier auch zurücksetzen. Eine etwaige 2-Faktor-Authentifizierung wird damit auch zurückgesetzt.

In diesem Portal sehen Lieferantenbenutzer die ihnen zugewiesenen Überprüfungen und haben auch die Möglichkeit, ihre 2-Faktor-Authentifizierung zu verwalten. Mehr zur 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie hier. Administratoren sehen zusätzlich auch den Reiter "Benutzerverwaltung", in dem sie weitere Benutzer anlegen und die bestehenden bearbeiten können.

Badges bei den Ordnern zeigen, wie viele Überprüfungen in welchem Status auf Bearbeitung warten. In der Übersicht sind diese auch fett hervorgehoben. Überfällige Überprüfungen, deren Beantwortungsfrist also abgelaufen ist, sind ebenfalls mit einem Badge besonders hervorgehoben.

Lieferantenbenutzer können die Überprüfungen hier einsehen, beantworten und wieder an den Risikomanager retournieren.

@@ Zeile 11: / Zeile 11: @@
 {| class="wikitable"
 !Expiration date
-|A date can be entered from here, after which the supplier is no longer entitled to respond to or view assessments. A month prior to this date, any
+|A date can be entered from here, after which the supplier is no longer able to respond to or view assessments. The date can be modified at any time.
-Hier kann ein Datum eingetragen werden, ab dem der Lieferant nicht mehr berechtigt ist, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Einen Monat vor dem Ablaufdatum werden etwaige Lieferantenbenutzer auf dieses hingewiesen. Das Datum kann jederzeit angepasst werden.
 |-
 !Deactivated
-|Dieser Schalter ist sichtbar, sobald der Lieferant angelegt ist. Ein deaktivierter Lieferant ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Ein Lieferant kann jederzeit deaktiviert oder wieder aktiviert werden. Etwaige Lieferantenbenutzer werden über dies informiert.
+|This switch is visible as soon as the supplier is created. A deactivated supplier is no longer able to respond to or view assessments. Any of the supplier's users are informed of this.
 |-
 |}
-<div lang="de" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+[[Datei:LieferantErstellen.png||left|thumb|900px|Create/edit supplier]]<br clear=all>
-[[Datei:LieferantErstellen.png||left|thumb|900px|Lieferanten erstellen/bearbeiten]]<br clear=all>
-</div>
-<div lang="de" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+===Create/edit supplier users===
-===Lieferantenbenutzer erstellen/bearbeiten===
+Supplier users for the individual suppliers can be created/edited here.<p>This is an editable grid, in which the plus button creates a new line. It is therefore possible to click directly into a cell of the grid and enter/edit its content.<p>For every user, record first name, last name and e-mail address. The e-mail address is a mandatory field, as it also serves as the username for the user's login. Users that have already logged in once using the welcome link (sent automatically when creating the user) and created their password are marked as "verified" in the overview.<p><u>Important:</u> Supplier users can only be created if a company name has been entered in "Administration → Global Settings".<p>Special fields:
-Hier können für die einzelnen Lieferanten Lieferantenbenutzer angelegt und verwaltet werden.<p>Es handelt sich hierbei um ein bearbeitbares Grid, in dem der Plus Button eine neue Zeile erstellt. Man kann also direkt in eine Zelle der Tabelle klicken und den Inhalt dort eintragen/bearbeiten.<p>Für jeden Benutzer werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erfasst. Die E-Mail Adresse ist ein Pflichtfeld, weil sie zugleich als Username für das Login des Benutzers fungiert. Benutzer, die sich bereits einmal über den Willkommenslink angemeldet (wird beim Erstellen des Benutzers automatisch verschickt) und ihr Passwort erstellt haben, sind in der Übersicht als "verifiziert" gekennzeichnet. <p><u>Wichtig</u>: Lieferantenbenutzer können nur angelegt werden, wenn unter "Administration → Globale Einstellungen" ein Firmenname eingetragen ist.<p>Besondere Felder:
 {| class="wikitable"
 !Administrator
-|Hier kann ein Lieferantenbenutzer mit einem Häkchen zum Administrator seitens des Lieferanten gemacht werden (<u>nicht</u> für die gesamte Applikation). Dieser Benutzer (auch mehrfach möglich) hat dann die Möglichkeit, in seinem eigenen Lieferantenportal selbst Benutzer anzulegen und zu bearbeiten. Das Häkchen kann auch wieder entfernt werden.
+|A supplier user can be made into a supplier administrator with a checkmark here (<u>not</u> for the entire application). This user (multiples possible) then has the possibility to create and edit users themselves in their own supplier portal. The checkmark can be removed as well.
 |-
-!Deaktiviert
+!Deactivated
-|Ein deaktivierter Lieferantenbenutzer ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Ein Lieferantenbenutzer kann jederzeit deaktiviert oder wieder aktiviert werden. Er wird per E-Mail über dies informiert.
+|A deactivated supplier user is no longer able to respond to or view assessments. A supplier user can be deactivated or reactivated at any time. They are informed of this via e-mail.
 |-
-!Button: Willkommensmail erneut aussenden
+!Button: Resend welcome mail
-|Jeder Lieferantenbenutzer erhält beim Erstellen ein Willkommensmail, über das er sich erstmals anmelden und sein eigenes Passwort erstellen kann. Ab diesem Zeitpunkt funktioniert sein Login. Der Link für die Erstanmeldung ist 48 Stunden gültig und kann neu geschickt werden, sollte sich der Benutzer in dieser Zeit noch nicht angemeldet haben. Mit dem erneuten Versenden des Willkommensmails werden auch das Passwort und eine etwaige 2-Faktor-Authentifizierung zurückgesetzt.
+|Upon creation every supplier user receives a welcome mail, through which they can log in for the first time and create their password. From this moment on, their login works. The link for the initial login is valid for 48 hours and can be resent if the user has not logged in within that timeframe. Resending the welcome mail also resets the password and any 2-factor-authentication.
 |-
-!Button: Benutzer löschen
+!Button: Delete user
-|Mit diesem Button kann ein Lieferantenbenutzer gelöscht werden. Er kann sich dann nicht mehr anmelden und ist nicht mehr berechtigt, Überprüfungen zu beantworten oder diese einzusehen. Er wird per E-Mail über dies informiert.
+|A supplier user can be deleted with this button. They can then no longer log in and are not able to respond to or view assessments. They are informed of this via e-mail.
 |-
 |}
-[[Datei:LieferantBenutzer.png||left|thumb|900px|Lieferantenbenutzer erstellen/bearbeiten]]<br clear=all>
+[[Datei:LieferantBenutzer.png||left|thumb|900px|Create/edit supplier user]]<br clear=all>
-</div>
-<div lang="de" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+===Suppliers as interview partners===
-===Lieferanten als Interviewpartner===
+If the option "Supplier evaluation" is activated under Risk management → Settings, then
-Wenn die Option "Lieferantenbewertung" unter Risikomanagement → Einstellungen aktiviert ist, dann steht beim Erstellen von Abweichungsanalysen und Prüfergebnissen die Checkbox "Lieferantenüberprüfung" aktiviert werden. Dann stehen für die Interviewpartner anstelle von regulären HITGuard Usern die erstellten Lieferanten zur Verfügung. Zusätzlich wird die Überprüfung automatisch als Self Assessment angelegt.
-[[Datei:Checkbox_Lieferantenüberprüfung.png|left|thumb|500px|Checkbox für Lieferantenüberprüfungen]]<br clear=all>
-====Benachrichtigungen====
-* Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Einladung, die Überprüfung zu beantworten.
-* Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn die Beantwortungsfrist abläuft.
-* Die Benutzer des eingetragenen Lieferanten (oder nur der Administrator) erhalten ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum ihres Accounts näher kommt.
-* Das optional eingetragene interne Team, das für den Lieferanten zuständig ist, erhält ein E-Mail mit einer Warnung, wenn das Ablaufdatum der Accounts näher kommt.
-</div>
 <div lang="de" dir="ltr" class="mw-content-ltr">