Fallmanagement-Einstellungen/de

Unter "Fallmanagement → Einstellungen" können Experten das Fallmanagement konfigurieren und Fristendefinitionen für Meldungen erstellen.

Fallmanagement Einstellungen

Einstellungen

Schwerpunkt und Beschreibung

Generell kann ein Fallmanagementsystem (auch Vorfallmanagementsystem genannt) für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Mögliche Anwendungsfälle sind:

• zur Erfassung von Informationssicherheits-Vorfällen,
• zum Data Breach Management,
• als Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie 2019/1937,
• und vieles mehr.

Werden mehrere Fallmanagementsysteme betrieben, wird dem Anwender bei Erstellung einer neuen Meldung die Auswahl des Schwerpunktes, zu dem die Meldung erfolgen soll, angeboten. Hierzu werden in einer Auswahlliste die Schwerpunkte der Fallmanagementsysteme aufgelistet und zur getroffenen Auswahl wird die Beschreibung des Schwerpunktes angezeigt. Anhand dieser Informationen soll der Anwender selbst entscheiden können, in welches System die Meldung erfolgen soll. Dabei stehen nur Fallmanagementsysteme zur Auswahl, bei denen die Option "Anonyme Meldung möglich (Hinweisgebersystem)" aktiviert wurde.

Betreuungsteam

Um sicherzustellen, dass keine Meldungen übersehen werden, gibt es das Betreuungsteam. Das hier eingetragene Team wird bei allen eingehenden Meldungen standardmäßig als Betreuungsteam hinterlegt. Die Teammitglieder werden über ein E-Mail über neue Meldungen informiert. Außerdem bekommen die Mitglieder dieses Teams so lange die Reminder-E-Mails, die durch die zugeteilten Fristen bei den Meldungen entstehen, bis ein dezidiert ausgewählter Experte die Bearbeitung der Meldung übernimmt.

Anonyme Meldung möglich (Hinweisgebersystem)

Wird die Option „Anonyme Meldung möglich (Hinweisgebersystem)" aktiviert, fungiert das Fallmanagementsystem als Hinweisgebersystem gemäß EU-Richtlinie 2019/1937. Hinweise von Hinweisgebern können dadurch anonym erstellt und gemeldet werden. Wird diese Option bei mehreren Fallmanagementsystemen aktiviert, kann ein anonymer Hinweisgeber den Schwerpunkt, zu dem der Hinweis erfolgen soll, aus einer Auswahlliste wählen. Die Erreichbarkeit des Hinweisgebersystems kann konfiguriert werden, mehr dazu hier.

Standard-Fallmanagementsystem:

Werden mehrere Fallmanagementsysteme aktiviert, so kann eines als „Standard-Fallmanagementsystem“ ausgewählt werden. Dies hat zur Folge, dass es das erste angezeigte System ist, wenn ein neuer Hinweis durch einen Hinweisgeber erstellt wird.

Anonymisierungsverhalten:

Diese Optionen bestimmen, ob Nachrichten und Melder nach Abschluss einer Meldung anonymisiert werden sollen.

• Verbergen von Nachrichteninhalten: Durch diese Option werden die Nachrichtentexte des Melders verborgen, wenn die Meldung geschlossen wird.
• Anonymisierung von Meldern (nur wenn anonyme Meldungen aktiviert sind): Durch diese Optionen werden Name und Kontaktdaten, die ein anonymer Melder optional hinterlassen kann, entfernt, wenn die Meldung geschlossen wird.

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Fristdefinitionen

Fristendefinitionen dienen als Vorlage, um Meldungen und ihre Nachrichten mit Fristen zu versehen.

Die Fristen sorgen dann mit ihren Erinnerungen dafür, dass der/die Bearbeiter/in oder das Betreuungsteam an die Einhaltung der Fristen erinnert wird.

Datei:CM Fristendefinitionen.jpg

Fristendefinitionen

Fristdefinition erstellen/bearbeiten

Um eine Fristdefinition zu erstellen, muss in der Übersicht auf den Plus Button geklickt werden.

Es kann zum Beispiel eine Frist für die Beantwortung einer Nachricht (Antwortfrist) und eine Frist für die Bearbeitung (Bearbeitungsfrist) einer Meldung erstellt werden.

Die Fristlaufzeit bestimmt, innerhalb welcher Zeit die Meldung behandelt werden soll/muss.

Fristen können automatisch zu Meldungen zugewiesen werden.

• Bei eingegangener Meldung: Die Frist wird der ersten Nachricht einer Meldung automatisch zugewiesen. Die Frist wird nicht zu danach eintreffenden Nachrichten/Antworten zugewiesen.

Zum Bearbeiten kann die gewünschte Fristdefinition mittels Doppelklick geöffnet werden.

Für eine Frist können beliebig viele Erinnerungen erstellt werden. Ist eine Erinnerung fällig, wird an den/die Verantwortliche/n eine E-Mail-Erinnerung gesendet. Ist kein Verantwortlicher eigetragen, geht die E-Mail-Erinnerung and das eingetragene Betreuungsteam.

Verhalten beim Ändern einer Fristlaufzeit

• Bestehende Fristen werden nicht auf die neue Fristlaufzeit aktualisiert. Möchte man die neue Laufzeit haben, muss zuerst die bestehende Frist gelöscht und dann eine neue angelegt werden.

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