Vorfall melden/en

Tips or incidents can be reported via the whistleblower system page. The page can be accessed through the URL you have configured for your users if, in at least one case management system, anonymous reporting has been enabled.

Here, either a new report can be submitted or anonymous mailboxes can be viewed in order to view and, if necessary, react to any inquiries or feedback on reports submitted in the past.

whistleblower system page

Create anonymous report

If one decides to report an incident ("Submit new report" button), a security question has to be answered first.

Anonymous report: Security question

After passing the security check, it is possible to submit a report. This can be addressed to specific areas of responsibility, contain a subject, description and, if necessary, evidence documents. If you wish, you can also decide to enter a name, so that you do not remain anonymous if you wish.

Submit anonymous report

Select category:

If there are several case management systems where anonymous reporting has been enabled, you must select where the report will be received here. If there is an "I" symbol, you can expand this for a description of the category.

Subject:

Here should be briefly described what the message is about.

Report:

Here the hint / incident should be described. The more detailed the better. If there is not enough information for the processor, he may want to contact you. This can be done anonymously via a mailbox or with stored contact information.

Namen angeben:

Wenn Sie Kontaktdaten für den Bearbeiter Ihrer Meldung hinterlegen möchten, gibt es dafür 2 Optionen. Die erste wäre hier Ihren Namen und Kontaktdaten anzugeben. Möchten Sie aber lieber anonym bleiben, so können Sie auch nach absenden der Meldung einen anonymen Postkasten für die Kommunikation erstellen.

Anhang:

Zusätzlich zum Hinweis können Sie auch Dateien hinterlegen. Dabei könnte es sich zum Beispiel um ein Beweisfoto handeln.

Haben Sie alles eingetragen könne Sie die Nachricht mit dem "Absenden" Button aufgeben. Dadurch wird die Meldung im System angelegt und eine Referenznummer für die Meldung erstellt.

Postkasten erstellen

Nach Aufgabe der Meldung haben Sie noch die Möglichkeit einen anonymen Postkasten für die Meldung zu erstellen. Dieser Postkasten dient zur Kommunikation mit dem Bearbeiter Ihrer Meldung. Durch ihn können Sie dem Bearbeiter noch weiterhelfen falls bei Ihm Unklarheiten zur Meldung auftauchen und Rückfragen benötigt werden.

Erstellen Sie keinen Postkasten können Sie nicht mit dem Bearbeiter Kommunizieren, wenn Sie nicht im Schritt vorher Kontaktdaten hinterlegt haben.

Als Benutzernamen keine Daten angeben, mit denen Sie identifiziert werden könnten! Eine Option wäre einfach die Referenznummer als Benutzernamen zu verwenden.

Anonymer Postkasten

Haben Sie bei einer Meldung einen anonymen Postkasten erstellt, dann können Sie über die Startseite auf diesen zugreifen.

Postkasten öffnen

Zum öffnen müssen Sie noch eine Sicherheitsfrage beantworten und die Zugangsdaten für den Postkasten Ihrer Meldung eingeben.

Anmeldung zum Postkasten

Im Postkasten sehen Sie dann den Kommunikationsverlauf Ihrer Meldung.

Über den "Antworten" Button kann eine neue Nachricht an den Bearbeiter gesendet werden. Somit können Sie den Bearbeiter mit zusätzlichen Informationen versorgen oder auf etwaige Rückfragen antworten.

Postkasten