Audit erstellen/de

Um ein Audit zu erstellen navigieren Sie zur Maske "Audit erstellen".
Dafür:

1. über das Menü zu Auditverwaltung navigieren. ("Risikomanagement→ Auditverwaltung")
2. anschließend sehen Sie die Auflistung der Audits (siehe Screenshot unten).
3. nun klicken Sie den Button "Audit erstellen".
   

Auditerstellen: Navigation

Audit erstellen

Haben Sie die Maske erfolgreich geöffnet, füllen Sie diese aus und speichern sie, um ein neues Audit zu erstellen.

Stammdaten

Maske zum Erstellen eines Audits

Organisationseinheit:

• Hier wird die Organisationseinheit, bei der das geplante Audit anfällt, eingetragen.

Status:

• Der Status eines Audits sollte zur Erstellung auf "Entwurf" stehen und erst auf "in Durchführung" gestellt werden, wenn das Audit tatsächlich begonnen hat.

Kürzel und Bezeichnung:

• Beim Kürzel tragen Sie ein, wie das Audit abgekürzt wird.
• Bei der Bezeichnung wird eingetragen, wie das Audit heißen soll.

Beschreibung:

• Hier sollten Sie eintragen, welchen Zweck das Audit erfüllt.

Hauptprüfer und weitere Prüfer:

• Der Hauptprüfer ist für die Durchführung des Audits zuständig.
• Die weiteren Prüfer sind während des Interviews mit dem Hauptprüfer anwesend, müssen aber nicht unbedingt Einfluss auf ein Interview haben.

Verantwortliche:

• Die hier eingetragenen Personen werden bei der Durchführung der Audits befragt.

Beginn und Enddatum:

• Hier wird eingetragen wann das Audit beginnt.
• Ein Audit muss ein Beginndatum, aber kein Enddatum haben.

Typ:

• Hier wählen Sie aus ob es sich beim Audit um eine Erstbewertung oder eine Neubewertung handelt.

Farbe im Kalender:

• Hier kann ausgewählt werden mit welcher Farbe das Audit und die Überprüfungen im Terminkalender angezeigt werden.

Externes Audit:

• Handelt es sich bei diesem Audit um ein externes, dann wählen Sie das hier aus.

Auditprogramm:

• Ist dieses Audit Teil eines Auditprogramms, dann wählen Sie dieses Programm hier aus.

Zugeordnete Überprüfungen

In diesem Tab werden alle Überprüfungen zu einem Audit angezeigt. Dabei ist egal, ob diese Entwürfe in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind.

Weiters ist es hier möglich neue Überprüfungen/Analysen für ein Audit zu erstellen oder dem Audit schon existierende Überprüfungen/Analysen zuzuordnen.

Für das Anlegen/Zuordnen einer neuen Überprüfung/Abweichungsanalyse klicken Sie auf den jeweiligen Button. Dabei ist nur zu beachten, dass Überprüfungen nur geplant bzw. hinzugefügt werden können, wenn der Status nicht abgeschlossen ist.

Für bereits abgeschlossene Audits stellen Sie zuerst den Status auf "in Nachbearbeitung". Wie Überprüfungen angelegt werden, finden Sie unter Überprüfungen.

Beispiel: Zugeordnete Überprüfungen

Maske zum Zuordnen von existierenden Überprüfungen

Terminkalender

Im Tab Terminkalender eines Audits können alle geplanten oder bereits durchgeführten Termine betrachtet, sowie weitere Termine zum Audit erfasst werden. (z.B. Kickoff Meetings, Pausen,...)

Terminkalender

Es ist nicht möglich hier die Termine der Überprüfungen zu ändern.

Im Reiter Agenda, finden sich alle Termine des Audits der ausgewählten Woche.

Agenda

Durch Doppelklicken in den Reitern Arbeitswoche, Tag oder Monat, können neue Termine erfasst oder bestehende bearbeitet werden.

Wichtig: Der Betreff und die Beschreibung des Termins werden im Auditbericht angedrückt!

Termin erstellen

Management Summary

Hier kann eine Management-Summary für das ausgewählte Audit erfasst werden. Diese wird auch im Auditplan-Bericht mit angedrückt.

Management Summary