Managementsysteme/en

Administrators and Experts can create, edit and manage management systems via "Administration ==> Management systems".
Experts can only edit the management systems for which they are responsible.

Was ist ein Managementsystem?

Ein Managementsystem ist eine inhaltliche Bündelung von z.B. Feststellungen, Fortschrittsmeldungen sowie Kontrollen (im Progress Monitor) oder Auditprogrammen (im Security Assessor).

Dabei werden die Elemente zum einem einem Team an Verantwortlichen Experts und Professionals im Sinne der Überwachung bzw. des Workflow-Handlings zugewiesen (z.B. Information Security Management-Team oder Datenschutz-Team). Auf der anderen Seite werden alle darin verwalteten Elemente im Sinne der Analysezeiträume historisiert und dadurch auch vergleichbar gemacht.

What purpose do management systems have?

Management systems have two central functions:

1. They serve to assign measures, controls, risk identifications, etc. from selected departments to subject areas and to define responsible experts who, for example, supervise the progress of the measures.
   Example:
   • ISM Reporting: Measures from the Information Security Management Audits are managed by Ms. Moser
   • QM Reporting: Measures from the Quality Management Management Audits are handled by Mr. Mustermann.
     
2. They are used to assign the feedback from the progress evaluations of the various tasks to time periods and to analyze the corresponding key figures and trends.
   Example:
   • Mr. Mustermann collects progress data on 10 departments every six months.
   • Ms. Moser collects progress data of 2 divisions quarterly.

That means:

• Measures to deal with risks can be implemented by employees from different areas of responsibility.
  Experts from the individual management systems can continuously monitor the progress of the measure developments and report periodically over several analysis periods.

• In addition to the measures, controls can also be created for further risk monitoring to ensure the effectiveness and sustainability of implemented measures.
  Controls are assigned to the employees of the respective area of responsibility, which are reminded of the execution of the control at predefined intervals.
  The execution of these - if necessary with indication of evidence - can be documented in a comprehensible manner.

Deleting a management system:

• The deletion of a management system can only be performed by the responsible expert.
• The deletion of management systems is only possible as long as no analysis periods are included.

Master data:

A management system is created in the master data.
The settings made here affect the measures and reports to be created.

Edit Master Data:

• Here the name, the person responsible and the team members for a management system are assigned.
  There can only be one responsible person per management system.
  Management systems may only be edited by the responsible person or the administrators after they have been created.

Stammdaten bearbeiten

Email Settings:

• If an email is entered here, then all reminders sent by this management system will be sent via this email.
  If no email is configured here, all emails will be sent from the email address specified in the global settings.(see Global Email)

Email Einstellungen

Define Interval Schema:

The interval schema determines how analysis periods are created.
Analysis periods can be:

• created manually (from-to date during creation)
• configured in advance (e.g. dividing the year into 3 analysis periods starting with 1.2.2017 => 1.2.-31.5.2017; 1.6. - 30.09.2017; 1.10.-31.1.2018)

Intervallschema definieren

Optional measure properties

These properties have an effect on the creation of measures in their respective management systems.

• see Optional measure properties

Optional measure properties

Used protection targets

If protection targets are activated here, then they are activated by default in the risk policy of the Security Assessor.
This in turn affects risk assessments and analyses.
Protection targets can be managed and created by experts under "Security Assessor ==> Risk Policy".(see Protection Targets)

Only the basic protection objectives (according to ISO 27001, ISO 80001):

• Privacy
• Availability
• Integrity

cannot be deleted.

Used protection targets

Verwendete Schutzziele.PNG

Allgemeine Einstellungen:

Data Protector:

Legt fest ob der Data Protector für dieses Managementsystem verwendet wird.

Analysis period and History:

Analysis periods are used in the Security Assessor and the Progress Monitor to assign results to individual periods and thus make them evaluable and comparable.
Analysis periods can be created in two different ways.(see Define Interval Schema) Depending on whether they were created manually or automatically, the responsible expert is requested to transfer the uncompleted tasks to the subsequent analysis period on the relevant key date.

Active analysis period:

Editorial deadline::

• Relevant for the Progress Monitor.
  The date by which all progress reports on all measures in an analysis period should be completed.
  Progress reports can also be requested manually at any time via "Progress Monitor ==> Progress reports".

Zielreifegrad:

• Der Zielreifegrad beschreibt den Zielzustand für alle Abweichungsanalysen.
  Wenn Sie bei einer Analyse unter einem Zielreifegrad liegen wird die beantwortete Prüffrage als Abweichung erkannt.
  Die identifizierten Abweichungen sollten im nächsten Schritt Risiken zugeteilt und durch Maßnahmen und Kontrollen behandelt werden.

Enthaltene OrgEhs:

• Organisationseinheiten sind in den Analysezeiträumen denen sie zugeteilt sind berichtspflichtig.
  D.h. sie müssen zum Redaktionsschluß Fortschrittsmeldungen über die ihnen zugeteilten Maßnahmen abgeben.
  Eine Organisationseinheit kann zeitgleich auch in mehreren Managementsystemen bzw. Analysezeiträumen berichten.

In Nachfolge-Analysezeitraum überführen:

• Beim Überführen eines Analysezeitraums in den nächsten werden, im Zusammenhang mit dem Progress Monitor,
  alle nicht auf Status „Erledigt“ befindlichen Maßnahmen in den neuen Analysezeitraum überführt und die jeweiligen Status entsprechend adaptiert.
  Die erledigten Maßnahmen werden im nächsten Zeitraum natürlich nicht mehr weiterverfolgt.

Löschen eines Analysezeitraums

• Das Löschen eines Analysezeitraums kann nur vom verantwortlichen Expert ausgelöst werden.
• Es wird das Löschen von Analysezeiträumen nur dann unterstützt solange noch keine Fortschrittsmeldungen erstellt wurden.
• Es kann immer nur der aktuellste Analysezeitraum gelöscht werden, abgeschlossene nicht mehr.

Aktiver Analysezeitraum

Historie

• In der Historie werden die Analysezeiträume welche schon abgeschlossen wurden mit Beginn, Ende und Redaktionsschluß aufgelistet.

Aktiver Analysezeitraum