Berichtsarchiv/en

All archived reports of the current management system can be found under "Administration → Report archive".

For reports to be listed here, they must have been created with the "Configure Storage in the report archive" option. This ensures that the report is archived and created with revision information (i.e. versioned and with individually configured cover sheet data). It can then be regenerated or displayed via the report archive. Even if the data status in HITGuard changes, the report will remain unchanged. The stored information can also be edited without having to regenerate the report straight away.

Overview report archive

To view a report, click the link in the column "Name" (only possible if the report has already been generated and the name is displayed as a blue link). So long as the report hasn't been re-generated in the meantime, it shows a snapshot of the data as they were at the time of creating the archive entry. To download the report in its currently stored version, click the "download" button next to the name.

The data behind the report (e.g. the protection needs analysis or the audit program) can be viewed via the link in the column "Linked content". This always takes you to the data as they currently are, meaning it's not necessarily the same version of the data as was used for the creation of the archive entry.

If you generate an archived report again, the previous version is overwritten. If you want to inhibit the the editing, re-generating, or copying of an archive entry, you can do so by setting it to "locked".

Create/edit archive entry

To create an archive entry, select the option "Generate with revision information in archive" when generating a supported report.

Double-click an archive entry to edit it.

Einstellungen

Schritt 1: Einstellungen

Dateiformat: Hier kann ausgewählt werden, in welchem Format der Bericht generiert bzw. heruntergeladen werden soll.

Weitere Schritte: Hier können Sie die optionalen Teile des Berichts hinzufügen oder entfernen. Falls sie Diese Einstellungen ändern, denken Sie daran, dass sie erst im Bericht aufscheinen werden, wenn Sie im letzten Schritt "überschreiben" klicken.

• Deckbalttdaten: Erfassen Sie Titelzeilen und involvierte Personen für das Deckblatt
• E-Mail: Bereiten Sie eine E-Mail für andere HITGuard-User vor.
• Management Summary: fügen Sie vor den Berichtsinhalten ein Management Summary ein. Das können Sie manuell oder mithilfe von KI verfassen.

Berichtsarchiv

Schritt 2: Berichtsarchiv

Name: The archive entry's name can be changed here.

Remark: A remark for the archive entry to be displayed in the overview can be recorded here.

Locked: The data of the archive entry can be locked for editing with this option. Remove the lock if you want to copy or re-generate the report, or adapt its archive entry information.

Deckblatt und Revisionsinformationen

Schritt 3: Deckblatt und Revisionsinformationen

Cover page data: These fields are added to the report's cover page and should be filled in accordingly. The revision number, data classification and the copyright, if filled in, are also added to the footer of the respective report.

Hinweis: Bei der Datenklassifikation stehen Ihnen die in der Risikopolitik definierten Einträge zur Verfügung oder Sie können einen Freitext eingeben.

E-Mail-Konfiguration

Schritt 4: E-Mail-Konfiguration

Recipients: The persons who received the generated report, e.g., via e-mail or as a physical copy, can be recorded here. If the report is sent via e-mail directly from HITGuard, the recipients can be entered here (users or external auditors). A valid e-mail address must be recorded for this to work.

Text block: The text block for pre-filling the subject and content of the e-mail can be selected here.

Insert translations: If this option is selected, all translations created of the text block will be included in the e-mail. If not, the default language set in the Global settings will be used.

Sent to all recipients: It can be marked here whether the report was sent to all relevant persons.

HinweisVersenden können Sie hier nicht. Um die E-Mail zu versenden, müssen Sie zum letzten Schritt weiter gehen.

Management Summary

Schritt 5: Management Summary

Mit KI generieren/Manuelle Eingabe: Hier entscheiden Sie, ob Sie den Text selbst eingeben oder von ihrer angebundenen KI generieren lassen wollen. Mehr zu den Prompts für die KI erfahren Sie hier.

Speichern: Speichert ihre Änderungen vorerst, ohne Sie jedoch im Bericht umzusetzen. Der Bericht bleibt unverändert.

Mail-Button: lädt einen E-Mail-Entwurf mit dem Bericht als Anhang herunter. Wurde ein Textbaustein ausgewählt, bildet dieser die Grundlage für Betreff und Inhalt des E-Mails. Der Entwurf kann per Doppelklick geöffnet und gleich versandt oder vor dem Versand noch weiter bearbeitet werden.

Bericht überschreiben: Mit diesem Button löschen Sie die alte Version des Berichts und ersetzen Sie durch die neue. Der neue Bericht wird alle Änderungen beinhalten, die Sie in den Einstellungen, bzw. in den Schritten des Modals vorgenommen haben. Außerdem wird er den neuesten Datenstand in HITGuard übernehmen.