Datenimport

Mithilfe des Importers, können verschiedene Strukturupdates für Organisationseinheiten, Prozesse oder Datenstrukturen Importiert werden. Diese Updates können aus SAP kommen, es können aber auch schon vorhandene Excel Dateien z.b mit der Organisationsstruktur importiert werden. Dadurch können veraltete Strukturen aktualisiert werden, sowie komplett neue Strukturen importiert werden.

Wird ein Import durchgeführt, werden alle Organisationseinheiten, Prozesse oder Datenstrukturen welche geändert wurden aktualisiert, sowie alle Organisationseinheiten, Prozesse oder Datenstrukturen welche in HITGuard noch nicht existieren angelegt.

Benutzerverwaltung

Mithilfe des Importers können ebenso Benutzer, welche die Rolle eines Verantwortlichen tragen, gepflegt werden. Hierfür gibt es 2 Optionen:

• Anlegen eines neuen Benutzers
• Aktualisieren von Benutzern

Anlage eines neuen Benutzers

Wird beim Import ein Verantwortlicher eingetragen, welcher noch nicht in HITGuard angelegt ist, gibt es 2 Varianten, wie HITGuard damit umgeht:

1. Active Directory ist deaktiviert:

   Der Benutzer wird komplett neu angelefgt, damit dies durchgeführt werden kann, müssen im Importfile die Pflichtfelder des Verantwortlichen vorhanden und eingetragen sein. Diese sind:

   • Benutzername
   • E-Mail
   • Passwort

   Sind diese Felder eingetragen, wird der Benutzer ohne Probleme angelegt. Sind nicht alle Pflichtfelder angelegt, so kann der Import nicht durchgeführt werden und stattdessen kommt eine Warnung und ein Hinweis wo im Importfile Information fehlt. Der Import kann also nur duurchgeführt werden wenn alle Pflichtfelder vrhanden sind.

2. Active directory ist aktiviert:

   Ist Active Directory aktiviert, so wird für die Anlage eines Benutzers im Fall, dass dieser auch im Active Directory existiert, nur der Benutzername benötigt. In diesem Fall bezieht HITGuard alle Informationen vom Active Directory. Ist dies allerdings nicht der Fall, sprich der Benutzer existiert nicht im Active directory, so wird damit umgegangen, als wäre Active Directory deaktiviert und es werden alle Pflichtfeler des Benutzers benötigt. (siehe oben)

Aktualisieren von Benutzern

Es ist möglich Benutzer mithilfe des Importers zu aktualisieren. Dies ist z.b hilfreich wenn sich Wohnadresse, E-Mail oder auch der Nachname eines Benutzers ändert. Der Importer prüft bei jeden Import, falls ein Benutzer eingetragen ist, ob auch Zusatzfelder, wie eben E-Mail, Nachname, Adresse, usw. im Importfile existieren, falls ja, wird der Inhalt dieser Felder mit den aktuellen Feldern verglichen. Existieren zwischen diesen Feldern unterschiede, so werden diese mit den Inhalten des Importfiles aktualisiert.

Dies ermöglicht es auch, in HITGuard Daten zu führen welche im Active Directory nicht vorhanden bzw. nicht gepflegt werden. Dabei ist allerdings zu bemerken, dass HITGuard nicht das Active Directory aktualisiert!

Organisationeinheiten importieren

Um Organuisationseinheiten zu importieren, muss beim Import der Typ "Organisationseinheit" ausgewählt werden und die Importdatei auswählen.

Wie bei der Benutzerverwaltung, gibt es auch hier 2 Optionen:

• Neue Organisationstrukturen anlegen
• Aktualisieren bestehender Organisationsstrukturen

Anlegen neuer Organisationsstrukturen

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der ID der Organisationseinheit, ob diese bereits existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt. Um eine Organisationseinheit nue anzulegen müssen die Pflichtfelder

• ID
• Bezeichnung
• Abkürzung

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar. Ansonsten kommt ein HInweis welche Inormationen fehlen.

Es ist möglich mehrere Organisationseinheiten über ein Importfile anzulegen. Dafür müssen bei jeder Organisationseinheit zum einen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein, zum anderen dürfen auch keine Zyklen vorhanden sein. Zyklen sind es dann, wenn z.b Organisationseinheit A Organisationseinheit B als übergeordnete ID eingetragen hat und Organisateoneinheit B Organisationseinheit A als übergeordnete ID. Der Importer erkennt diese Zyklen, verhindert den Import und weist darauf hin, wieso der Import nicht durchgeführt werden konnte. Weiters gelten alle Voraussetzungen der Benutzerverwaltung, falls Verantwortliche eingetragen sind. (siehe Benutzerverwaltung)

Aufbau einer Importdatei

Der importer unterstützt 2 Formattypen:

• CSV files
• Excel files

Beide von diesen FIle typen können selbst erstellt werden, oder durch exportieren aus z.b SAP erstellt werden.