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Benutzer und Benutzerrollen: Unterschied zwischen den Versionen

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HITGuard verfügt über fünf Typen von Benutzerrollen, die jeweils eigene Berechtigungen und Funktionen haben. Die drei klassischen Benutzerrollen Practitioner, Professional und Expert arbeiten in HITGuard bei Analysen, Aufgaben und anderen Workflows zusammen. Admin-Benutzer können nur grundlegende administrative Aufgaben übernehmen. Observer User können Daten in HITGuard nur lesen und auswerten, aber nicht bearbeiten. <p>
Jede Benutzerrolle hat eigene Berechtigungen und Funktionen.<p>
Die Rollen Expert, Professional und Observer werden nicht als eine gesamte Lizenz, sondern selektiv pro Modul vergeben. Ein Modul ist eine Sammlung von Funktionen, so vereint zB das Risikomanagement-Modul alle Funktionen für die Risikoanalyse. Um Expert, Professional und Observer zu berechtigen, teilen Sie den einzelnen Usern Lizenzen zu, die steuern zu welchen Modulen die Benutzer Zugang haben. So hat zB ein User Zugang zum <i>Fallmanagement</i>, während ein anderer nur im <i>Auditmanagement</i> arbeiten kann. <p>
Benutzerrollen können für jedes Modul einzeln vergeben werden. Die einzige Ausnahme ist der Practitioner, da diese Rolle modulübergreifend ist. Das heißt: Ein Benutzer kann im Security Assessor (Risikomanagement) Experte sein, im Progress Monitor (Maßnahmen und Kontrollen) aber Professional oder Practitioner.
Die einzelnen Module bzw. Lizenzen, die Sie Expert, Professional und Observer zuweisen können, besprechen wir weiter unten im Punkt „[[#rollen_zuordnen|Benutzerrollen zuordnen]]“.  


=== Practitioner (Workflow-Benutzer) === <!--T:7-->
=== Admin === <!--T:8-->
 
<!--T:12-->
[[Datei:01Practi.png|right|thumb|400px|Menü eines Practitioner-Benutzers]] Practitioner haben die geringsten Berechtigungen im System. Sie sehen nur das Modul „Meine Aufgaben“, das Ihnen zeigt, welche Aufgaben Sie zu erledigen haben (und bereits erledigt haben).
Die Kollegen mit diesen Usern arbeiten zwar nicht federführend am Managementsystem mit, haben aber Wissen und Fähigkeiten, die das Managementsystem benötigt. Dass Practitioner ihr Wissen mit den HITGuard Experten teilen, ist für ein lebendiges Managementsystem unbedingt erforderlich. <p>
* Ein Practitioner hat Überblick über alle ihm zugeteilten Maßnahmen, Kontrollen, Verarbeitungstätigkeiten und Überprüfungen.
* Er wird von HITGuard per E-Mail informiert, dass Aufgaben auf ihn warten. Außerdem bekommt er im Modul „Meine Aufgaben“ einen orangenen Zahlenbadge, der angibt, wie viele Aufgaben auf ihn warten (siehe Screenshot).
* Practitioner ist die Standardrolle, die jeder Benutzer besitzt. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, ist er automatisch ein Practitioner. Abgesehen vom Admin hat jeder andere Benutzer die Berechtigungen eines Practitioners (Für Experts, Professionals und Observer ist die Practitioner Lizenz gratis).
* Practitioner müssen keinen Modulen oder Managementsystemen zugeordnet werden. Sie können von überall Aufgaben erhalten.
<br clear=all>
 
=== Professional === <!--T:3-->
 
<!--T:11-->
[[Datei:02Prof.png|right|thumb|400px|Menü eines Professional-Benutzers mit geöffnetem Risikomanagement-Modul und Fallmanagement-Add-on]] Professionals können im [[Special:MyLanguage/Managementsysteme|Managementsystem]] Daten einsehen und bearbeiten. Zusätzlich kann der Professional alles, was auch ein Practitioner (siehe oben) kann. Professionals sind als Unterstützung für das Managementsystem bzw. für die Experts konzipiert. <p>
Um Daten einsehen und bearbeiten zu können, müssen Professionals im Managementsystem hinzugefügt werden. So können die Professionals [[Special:MyLanguage/Schwachstellen|Analysen]] und Risiken erstellen, [[Special:MyLanguage/Aktuelle_Maßnahmen|Maßnahmen]] und [[Special:MyLanguage/Kontrolldefinitionen|Kontrollen]] zuweisen, Berichte generieren und KPIs am [[Special:MyLanguage/Risikomanagement_Dashboard|Dashboard]] auswerten. <p>
Sie können auch in den jeweiligen Add-on Modulen mitarbeiten. Dies umfasst unter anderem:
{|
|-
!Modul !! Bearbeitungsfähigkeiten des Professionals
|-
| Auditmanagement ||
[[Special:MyLanguage/Auditplanung|Audits]] und Auditprogramme verwalten.
|-
| Datenschutz|| [[Special:MyLanguage/Verarbeitungsregister|Verarbeitungstätigkeiten]] erfassen und TOMs zuweisen.
|-
| Fallmanagement || [[Special:MyLanguage/Meldungen|Meldungen]] verarbeiten und mit Fristen versehen.
|-
| Doku-Management || [[Special:MyLanguage/Dokumentenmanagement|Dokumente hochladen]] und Verzeichnisse bearbeiten.
|-
| ESG Management || [[Special:MyLanguage/Auswirkungen|Auswirkungen]] erstellen und verwalten.
|-
| Supplier Risk Management || Einem Lieferanten einen Fragebogen [[Special:MyLanguage/Supplier_Risk_Management|zuschicken]].
|}


<!--T:9-->
Diese Rolle ist für die Administration sowie für die Verwaltung anderer Benutzer zuständig. Administratoren haben keinen Einblick in Daten. Zum Beispiel können Administratoren zwar '''alle''' Managementsysteme verwalten und erstellen, haben aber weder Einblick in deren Daten noch können sie als Verantwortliche festgelegt werden.
* Bei Erstinstallation der Software ist mindestens ein Administrator zu definieren.
* Es kann mehrere Administratoren geben.
* Ein Admin erfüllt rein administrative Aufgaben wie z.B. das Anlegen eines Benutzers oder das Konfigurieren eines Active Directory etc.
* Ein Admin kann Wissensdatenbanken importieren, Nachfolgeversionen anlegen und sie als bevorzugte Version setzen.


=== Expert === <!--T:2-->
=== Expert === <!--T:2-->


<!--T:10-->
<!--T:10-->
[[Datei:02Exp.png|right|thumb|300px|Menü eines Expert-Benutzers mit geöffneter Risikopolitik. Beachten Sie das vorletzte Modul „Administration“.]] Expert-User sind die mächtigste Rolle im System und daher für die leitenden Funktionen im Managementsystem vorgesehen. Sie können alles, was Professional und Practitioner-user können (siehe oben). Zusätzlich können Expert User einige Spezialfunktionen nutzen, etwa den [[Special:MyLanguage/Fortschrittsmeldungen#Eingreifen_in_Fortschrittsmeldungen|Bearbeitungsmodus für Autorisierte]]. Außerdem verwalten Experts auch grundlegende Einstellungen, Managementsysteme, Auswertungstools und Stammdaten. Dafür haben Experts Zugang zu dem Modul „Administration“: <p>
Diese Rolle kann in einem oder mehreren [[<tvar|A_manSys>Special:MyLanguage/Managementsysteme</>|Managementsystemen]] in Ihrem Unternehmen mitarbeiten.  
<b>grundlegende Einstellungen</b><br>Expert-User können grundlegende Einstellungen, die für die gesamte HITGuard Installation gelten, in den [[Special:MyLanguage/Globale_Einstellungen|globalen Einstellungen]] und der [[Special:MyLanguage/Risikopolitik|Risikopolitik]] machen. Experts haben außerdem Zugang zu den Einstellungen der jeweiligen Module (Im Screenshot sieht man die Risikomanagement-Einstellungen im geöffneten Modul als untersten Punkt). <p>
* Risikomanagement:
<b>Managementsysteme</b><br> Genau wie Professionals müssen Experts im [[Special:MyLanguage/Managementsysteme|Managementsystem]] hinzugefügt werden, um die Daten darin einsehen zu können. Experts können [[Special:MyLanguage/Managementsysteme|Managementsysteme]] aber auch erstellen und verwalten. Das bedeutet Experts entscheiden zB, welche anderen Benutzer sie zu ihrem Managementsystem hinzufügen und welche nicht. <p>
** Ein Experte kann Analysen durchführen und Risiken erstellen.
<b>Auswertungstool</b><br>Außerdem kann ein Expert die Strukturanalyse verwenden. Diese ist ein zentrales Modellierungstool, mit dem man die Stammdaten, Abhängigkeiten und Risiken in Beziehung setzen und auswerten kann. Mehr darüber erfahren Sie [[Special:MyLanguage/Strukturanalyse|hier]].
** Experten verantworten die Administration der Risikopolitik und die Einstellungen des Risikomanagements.
<p>
* Auditmanagement
<b>Stammdaten</b><br>Die Arbeit in HITGuard baut auf Stammdaten und anderen grundlegenden Daten auf, die von Expert Usern verwaltet werden. Einen Überblick über Diese Daten bietet ihnen die folgende Tabelle:
** Ein Experte kann Audits/Auditprogramme erstellen, verwalten und durchführen.
{|class="wikitable" style="float:right; margin-left:10px; width:700px;"
** Experten verantworten die Administration der Einstellungen des Auditmanagements.
! style="text-align:left" | Typ !! Menüpunkt !! Beschreibung und Kernfunktion
* Maßnahmen und Kontrollen
|-
** Ein Experte kann Maßnahmen und Kontrollen erstellen und administrieren.
| rowspan="5" | Stammdaten
** Experten verantworten die Administration der Einstellungen im Progress Monitor.
| [[Special:MyLanguage/OrgEh_-_Organisationseinheiten|OrgEhs]] || Stellen die unterschiedlichen Abteilungen einer Organisation dar.  
* Datenschutz
|-
** Ein Experte kann Verarbeitungstätigkeiten erstellen, TOMs zuweisen, Externe und Betroffene administrieren.
| [[Special:MyLanguage/Ressourcen|Ressourcen]] || Repräsentieren die IT-Systeme, die die Organisation verwendet.
* Fallmanagement
|-
** Ein Experte kann Meldungen verarbeiten und Fristen erstellen und verwalten.
| [[Special:MyLanguage/Datenkategorien|Datenkategorien]] || Datenkategorien stellen die wichtigsten Arten von Daten dar, die für die Organisation eine Rolle spielen.  
** Experten verantworten die Einstellungen des Fallmanagements.
|-
* Doku-Management
| [[Special:MyLanguage/Prozesse|Prozesse]] || Stellen Abläufe dar, die die Organisation wiederkehrend durchführt.  
** Ein Experte kann Verzeichnisse erstellen und bearbeiten.
|-
** Ein Experte kann Dateien hochladen und bearbeiten.
| [[Special:MyLanguage/Lieferanten|Lieferanten]] || Stellen die Unternehmen dar, die wichtige Inputs, unter anderem in Form von IT -Systemen, für die Organisation bereitstellen.  
* ESG Management
|-
** Ein Experte kann den Menüpunkt aktivieren und deaktivieren.
| rowspan="5" | weitere grundlegende Daten
** Ein Experte kann Auswirkungen und ESG Themen erstellen und verwalten.
| [[Special:MyLanguage/Wissensdatenbanken|Wissensdatenbanken]] || Enthalten Vorlagen für Fragenkataloge, Aufgaben, und viele andere Elemente.  
* Supplier Risk Management
|-
** Ein Experte kann den Menüpunkt aktivieren und deaktivieren.
| [[Special:MyLanguage/Standards_und_Normen|Standards und Normen]] || Dienen der Auswertung der Compliance hinsichtlich einer Norm oder eines Gesetzestextes.  
** Ein Experte kann Lieferanten anlegen und verwalten.
|-
* Experten können Managementsysteme erstellen und verwalten.
| [[Special:MyLanguage/Textbausteine|Textbausteine]] || Erlauben es, Textvorlagen für spezielle HITGuard Funktionen zu erstellen.  
* Experten können auf den Punkt Administration zugreifen und somit auch Assets oder Benutzer anlegen.
|-
| [[Special:MyLanguage/KI-Promptverwaltung|KI-Promptverwaltung]] || Hier können Sie Vorlagen für KI-Prompts verwalten, falls Sie eine KI-Anbindung nutzen.
|-
| [[Special:MyLanguage/Datenimport|Datenimport]] || Erlaubt den Import von Daten aus Excel-Dateien. Mit dieser Funktion kann man Risiken, Maßnahmen, Stammdaten, und vieles mehr importieren.
|}


=== Admin === <!--T:8-->
=== Professional === <!--T:3-->


<!--T:9-->
<!--T:11-->
Diese Rolle übernimmt nur Administrative Aufgaben, hat aber keinen Einblick in Daten zu Analysen und Aufgaben. Viele dieser Aufgaben, etwa das Verwalten von [[Special:MyLanguage/Managementsysteme|Managementsystemen]], [[Special:MyLanguage/Wissensdatenbanken|Wissensdatenbanken]] und Benutzern, können auch Experts machen (Siehe oben). Andere Aufgaben kann nur ein Administrator vornehmen:
User dieser Rolle unterstützen die Experten der Managementsysteme in der Erfüllung ihrer Aufgaben. Ein Professional hat Zugriff auf alle Aufgaben in den Managementsystemen, zu denen er zugeteilt ist, hat aber eingeschränkte Bearbeitungsrechte.
* Hat ein Expert-User sein Passwort verloren und sich ausgesperrt, so kann der Admin das Passwort für den Expert zurücksetzen (Passworte anderer Benutzer kann ein Expert zurücksetzen).
* Risikomanagement:
* Der Admin kann eine [[Special:MyLanguage/Datenimport/-export_Schnittstelle|REST API]] Schnittstelle Einrichten und aktivieren. <p>
** Ein Professional kann Analysen und Risiken erstellen und verwalten.
<b>Hinweis</b>: Beim ersten Einrichten eines neuen Produktivsystems ist mindestens ein Administrator zu definieren. Bei einer Saas-Lösung kann diese Aufgabe ein Mitarbeiter der TogetherSecure übernehmen, bei On-Prem muss der Administrator von ihrer Organisation gestellt werden.  
* Auditmanagement
** Ein Professional kann Audits/Auditprogramme erstellen, verwalten und durchführen.
* Maßnahmen und Kontrollen
** Er kann Maßnahmen und Kontrollen erstellen und verwalten.
* Datenschutz
** Ein Professional kann Verarbeitungstätigkeiten erstellen, TOMs zuweisen und Externe verwalten.
* Fallmanagement
** Ein Professional kann Meldungen verarbeiten und mit Fristen versehen.
* Doku-Management
** Ein Professional kann Verzeichnisse erstellen und bearbeiten.
** Ein Professional kann Dateien hochladen und bearbeiten.
* ESG Management
** Ein Professional kann Auswirkungen und ESG Themen erstellen und verwalten.
* Supplier Risk Management
** Ein Professional kann eine Überprüfung einem Lieferanten als Interviewpartner zuweisen.


=== Observer (Beobachter) === <!--T:19-->
=== Observer (Beobachter) === <!--T:19-->


<!--T:20-->
<!--T:20-->
Observer (bzw. Beobachter) sehen dieselben Daten wie Professional-User (siehe oben), können die Daten allerdings nur lesen, nicht bearbeiten. Genau wie wie ein Professional oder Expert muss der Observer zu dem [[Special:MyLanguage/Managementsysteme|Managementsystem]] hinzugefügt werden zu dem er Einsicht bekommen soll. Observer User haben (ebenfalls wie Professionals und Experts) ein funktionales Practitioner-Modul und könnten daher Aufgaben, die ihnen zugeteilt wurden, bearbeiten. <p>
User dieser Rolle haben hinsichtlich der Sichtbarkeit von Menüpunkten ähnliche Berechtigungen wie Professionals. Sie können aber, im Gegensatz zu Professionals, keine Änderungen am System vornehmen. Sie haben rein lesenden Zugriff auf die Software. Um Einsicht in ein Managementsystem zu bekommen, muss er wie ein Professional oder Experte zum Team des Managementsystems hinzugefügt werden.
Observer können nicht nur Daten einsehen, sondern auch Berichte generieren und KPIs auf den Dashboards justieren und auswerten. Observer Rollen eignen sich, um der Geschäftsführung oder Auditoren Einblicke ins Managementsystem zu geben.
* Risikomanagement:
** Ein Beobachter kann Schutzbedarfs- und Schwachstellenanalysen, Gefährdungslagen, Maßnahmen und Dashboards einsehen und Berichte generieren.
* Auditmanagement
** Ein Beobachter kann Audits und Auditprogramme einsehen.
* Maßnahmen
** Ein Beobachter kann Maßnahmen, Berichte, Auswertungen und Dashboards einsehen.
* Kontrollen
** Ein Beobachter kann Kontrollen, Berichte und das Dashboard einsehen.
* Datenschutz
** Ein Beobachter kann Verarbeitungstätigkeiten einsehen und Berichte erzeugen. TOMs und Externe sind ohne Details einsehbar. Datenschutz-Folgenabschätzungen können nicht eingesehen werden.
* Fallmanagement
** Ein Beobachter kann Meldungen und Fristen einsehen.
* Doku-Management
** Ein Beobachter kann Verzeichnisse und Dateien einsehen.
* ESG Management
** Ein Beobachter kann Auswirkungen und ESG Themen einsehen.
 
=== Practitioner (Workflow-Benutzer) === <!--T:7-->


<!--T:12-->
Diese Rolle verfügt über Detailinformationen und Umsetzungskompetenzen, die aus dem Managementsystem heraus benötigt werden. Dass Practitioner ihr Wissen mit den HITGuard Experten teilen, ist für ein lebendiges Managementsystem unbedingt erforderlich.
* Ein Practitioner hat Überblick über alle ihm zugeteilten Maßnahmen, Kontrollen, Verarbeitungstätigkeiten und Bewertungen zur Beantwortung
* Er wird an die Erledigung seiner Aufgaben erinnert.
* Practitioner ist die Standardrolle, die jeder Benutzer modulübergreifend besitzt.


== Benutzerverwaltung == <!--T:4-->
== Benutzerverwaltung == <!--T:4-->

Version vom 27. Mai 2026, 08:04 Uhr

Benutzerrollen in HITGuard

Jede Benutzerrolle hat eigene Berechtigungen und Funktionen.

Benutzerrollen können für jedes Modul einzeln vergeben werden. Die einzige Ausnahme ist der Practitioner, da diese Rolle modulübergreifend ist. Das heißt: Ein Benutzer kann im Security Assessor (Risikomanagement) Experte sein, im Progress Monitor (Maßnahmen und Kontrollen) aber Professional oder Practitioner.

Admin

Diese Rolle ist für die Administration sowie für die Verwaltung anderer Benutzer zuständig. Administratoren haben keinen Einblick in Daten. Zum Beispiel können Administratoren zwar alle Managementsysteme verwalten und erstellen, haben aber weder Einblick in deren Daten noch können sie als Verantwortliche festgelegt werden.

  • Bei Erstinstallation der Software ist mindestens ein Administrator zu definieren.
  • Es kann mehrere Administratoren geben.
  • Ein Admin erfüllt rein administrative Aufgaben wie z.B. das Anlegen eines Benutzers oder das Konfigurieren eines Active Directory etc.
  • Ein Admin kann Wissensdatenbanken importieren, Nachfolgeversionen anlegen und sie als bevorzugte Version setzen.

Expert

Diese Rolle kann in einem oder mehreren Managementsystemen in Ihrem Unternehmen mitarbeiten.

  • Risikomanagement:
    • Ein Experte kann Analysen durchführen und Risiken erstellen.
    • Experten verantworten die Administration der Risikopolitik und die Einstellungen des Risikomanagements.
  • Auditmanagement
    • Ein Experte kann Audits/Auditprogramme erstellen, verwalten und durchführen.
    • Experten verantworten die Administration der Einstellungen des Auditmanagements.
  • Maßnahmen und Kontrollen
    • Ein Experte kann Maßnahmen und Kontrollen erstellen und administrieren.
    • Experten verantworten die Administration der Einstellungen im Progress Monitor.
  • Datenschutz
    • Ein Experte kann Verarbeitungstätigkeiten erstellen, TOMs zuweisen, Externe und Betroffene administrieren.
  • Fallmanagement
    • Ein Experte kann Meldungen verarbeiten und Fristen erstellen und verwalten.
    • Experten verantworten die Einstellungen des Fallmanagements.
  • Doku-Management
    • Ein Experte kann Verzeichnisse erstellen und bearbeiten.
    • Ein Experte kann Dateien hochladen und bearbeiten.
  • ESG Management
    • Ein Experte kann den Menüpunkt aktivieren und deaktivieren.
    • Ein Experte kann Auswirkungen und ESG Themen erstellen und verwalten.
  • Supplier Risk Management
    • Ein Experte kann den Menüpunkt aktivieren und deaktivieren.
    • Ein Experte kann Lieferanten anlegen und verwalten.
  • Experten können Managementsysteme erstellen und verwalten.
  • Experten können auf den Punkt Administration zugreifen und somit auch Assets oder Benutzer anlegen.

Professional

User dieser Rolle unterstützen die Experten der Managementsysteme in der Erfüllung ihrer Aufgaben. Ein Professional hat Zugriff auf alle Aufgaben in den Managementsystemen, zu denen er zugeteilt ist, hat aber eingeschränkte Bearbeitungsrechte.

  • Risikomanagement:
    • Ein Professional kann Analysen und Risiken erstellen und verwalten.
  • Auditmanagement
    • Ein Professional kann Audits/Auditprogramme erstellen, verwalten und durchführen.
  • Maßnahmen und Kontrollen
    • Er kann Maßnahmen und Kontrollen erstellen und verwalten.
  • Datenschutz
    • Ein Professional kann Verarbeitungstätigkeiten erstellen, TOMs zuweisen und Externe verwalten.
  • Fallmanagement
    • Ein Professional kann Meldungen verarbeiten und mit Fristen versehen.
  • Doku-Management
    • Ein Professional kann Verzeichnisse erstellen und bearbeiten.
    • Ein Professional kann Dateien hochladen und bearbeiten.
  • ESG Management
    • Ein Professional kann Auswirkungen und ESG Themen erstellen und verwalten.
  • Supplier Risk Management
    • Ein Professional kann eine Überprüfung einem Lieferanten als Interviewpartner zuweisen.

Observer (Beobachter)

User dieser Rolle haben hinsichtlich der Sichtbarkeit von Menüpunkten ähnliche Berechtigungen wie Professionals. Sie können aber, im Gegensatz zu Professionals, keine Änderungen am System vornehmen. Sie haben rein lesenden Zugriff auf die Software. Um Einsicht in ein Managementsystem zu bekommen, muss er wie ein Professional oder Experte zum Team des Managementsystems hinzugefügt werden.

  • Risikomanagement:
    • Ein Beobachter kann Schutzbedarfs- und Schwachstellenanalysen, Gefährdungslagen, Maßnahmen und Dashboards einsehen und Berichte generieren.
  • Auditmanagement
    • Ein Beobachter kann Audits und Auditprogramme einsehen.
  • Maßnahmen
    • Ein Beobachter kann Maßnahmen, Berichte, Auswertungen und Dashboards einsehen.
  • Kontrollen
    • Ein Beobachter kann Kontrollen, Berichte und das Dashboard einsehen.
  • Datenschutz
    • Ein Beobachter kann Verarbeitungstätigkeiten einsehen und Berichte erzeugen. TOMs und Externe sind ohne Details einsehbar. Datenschutz-Folgenabschätzungen können nicht eingesehen werden.
  • Fallmanagement
    • Ein Beobachter kann Meldungen und Fristen einsehen.
  • Doku-Management
    • Ein Beobachter kann Verzeichnisse und Dateien einsehen.
  • ESG Management
    • Ein Beobachter kann Auswirkungen und ESG Themen einsehen.

Practitioner (Workflow-Benutzer)

Diese Rolle verfügt über Detailinformationen und Umsetzungskompetenzen, die aus dem Managementsystem heraus benötigt werden. Dass Practitioner ihr Wissen mit den HITGuard Experten teilen, ist für ein lebendiges Managementsystem unbedingt erforderlich.

  • Ein Practitioner hat Überblick über alle ihm zugeteilten Maßnahmen, Kontrollen, Verarbeitungstätigkeiten und Bewertungen zur Beantwortung
  • Er wird an die Erledigung seiner Aufgaben erinnert.
  • Practitioner ist die Standardrolle, die jeder Benutzer modulübergreifend besitzt.

Benutzerverwaltung

Benutzer anlegen

Benutzer anlegen

Zum Anlegen eines Benutzers gibt es drei Möglichkeiten

  • Möglichkeit 1: Einen Benutzer über die Benutzerliste (für Lokale Anmeldungen ohne Active Directory) anlegen
Administration → Benutzer: In der Benutzerliste, am rechten Rand, klicken Sie auf den Button "Plus" um einen Benutzer hinzuzufügen. Anschließend können Sie den Benutzer mit den relevanten Daten anlegen.

Hinweis zur Oberfläche: "Im Verzeichnisdienst suchen", wird nur angezeigt, wenn LDAP in den globalen Einstellungen aktiviert ist und ein Active Directory konfiguriert ist. Dies ermöglicht es, Benutzer aus dem Active Directory zu suchen und mit ihren Daten in HITGuard anzulegen.
Hinweis für Azure Active Directory (AAD): Benutzer die schon vor LDAP Aktivierung angelegt wurden, können im Nachhinein mit ihrem Azure Active Directory Account verknüpft werden. Dies ermöglicht es, Single-Sign-On (SSO) zu verwenden. Dies kann von jedem User unter seinem Profil durchgeführt werden. (siehe Profil) Administratoren können weiters mittels eines Buttons rechts neben dem Benutzernamen aktuelle Daten aus dem AAD laden. Diese ersetzen unterschiedliche Informationen aus HITGuard. Dafür muss der Benutzer allerdings bereits mit einem AAD-Account verknüpft sein.
  • Möglichkeit 2: Schnellerfassung
Im Kontext der Verwendung kann bei Active Directory Integration über eine Personenauswahlmaske ein neuer Benutzer mit minimalen Berechtigungen für das aktive Modul erstellt werden. Um dies zu verwenden, tippen Sie in einem Benutzerauswahlfeld den Namen der Person oder dessen Kürzel ein. Dadurch wird der Benutzer aus dem Active Directory geladen. Dieser kann sich im Anschluss mit seinen Active Directory Daten anmelden. Die Benutzerrollen können im Nachgang erweitert werden, sofern gewünscht.
  • Möglichkeit 3: Verwenden eines Active Directory
Dies ist nur dann möglich, wenn ein Active Directory konfiguriert ist. Zuerst muss ein Benutzer, wie in Punkt 1 beschrieben wird, erstellt werden. Die angegebene E-Mail muss mit der seines Active Directory-User übereinstimmen. Anschließend kann sich der Benutzer mit seinem Active Directory-User anmelden, sofern dies in den globalen Einstellungen aktiviert ist.

Benutzerrollen zuordnen

Unter "Administration → Benutzerrollen" ist es möglich, für den gewünschten Benutzer die jeweiligen Rollen zuzuordnen.

Lizenzen:

In den Spaltenüberschriften Experten und Professionals wird außerdem angezeigt, wie viele Lizenzen aktuell vorhanden sind, und wie viele verwendet werden. Dadurch ist auf einen Blick ersichtlich, wo man über- bzw. unterlizensiert ist. Mehr Informationen zu den Lizenzen sind unter "Administration → Lizenzierung" zu finden.

Zuordnen:

Benutzerrollen können nur von Administratoren oder Experten vergeben werden.

  • Administratoren können jede Rolle vergeben.
  • Experten können alle Rollen bis auf Administrator und Compliance Manager vergeben.
  • Verantwortlichen eines Managementsystems kann die Rolle "Expert" nicht entzogen werden solange sie für zumindest ein Managementsystem verantwortlich sind.

Wichtig: Experten und Professionals müssen nach Rollenzuweisung einem Managementsystem zugeteilt werden, um ihre Aufgaben erfüllen zu können.

Benutzerrollen-Zuordnung


Module für Experts, Professionals und Beobachter
M&K Maßnahmen und Kontrollen in jeder Lizenz enthalten
RM Risikomanagement in jeder Lizenz enthalten
DS Datenschutz Add-on
AM Auditmanagement Add-on
FM Fallmanagement Add-on
DM Doku-Management Add-on
ESG ESG Management Add-on
SRM Supplier Risk Management Add-on

Passwort ändern/zurücksetzen

Achtung: Das Ändern eines Passworts funktioniert nur, wenn die lokale Anmeldung aktiv ist. Das heißt: entweder es ist kein Active Directory konfiguriert oder die lokale Anmeldung ist in den globalen Einstellungen aktiviert. Eigenes Passwort ändern:

  1. auf das Profilbild oder den Profilnamen → Profil klicken
  2. unten rechts auf "Passwort ändern" klicken
  3. altes und neues Passwort eingeben und bestätigen

Als Administrator oder Expert ein Passwort ändern/zurücksetzen:

  1. unter Administration → Benutzer den gewünschten Benutzer auswählen
  2. unten rechts auf "Passwort ändern" klicken
  3. neues Passwort eingeben und bestätigen
Zu Beachten: Nur Administratoren können Passwörter von Experten zurücksetzen. Experten können User anlegen sowie berechtigen und sie können Passwörter für Professionals und Practitioner zurücksetzen. Die Administrator-Rolle kann auch an mehrere User vergeben werden.

Benutzer deaktivieren

Experten und Administratoren können Benutzer über die Benutzer Maske deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer kann in der Applikation nicht mehr selektiert werden.

Damit ein Benutzer deaktiviert werden kann, müssen nicht alle Managementsystem und Teammitgliedschaften des Benutzers aufgelöst werden. Der Benutzer wird in Managementsystemen und Teams, in denen er bereits enthalten ist, als "deaktiviert" angezeigt.

Beim Deaktivieren besteht die Möglichkeit, den Benutzer im System zu anonymisieren.

Achtung: Durch die Anonymisierung werden alle Daten des Benutzers entfernt. Dies kann nicht mehr rückgängig gemacht werden! Wenn beim Deaktivieren im Dialog "Nein" ausgewählt wird, wird der Benutzer deaktiviert aber nicht anonymisiert.

Alternativ zur Anonymisierung kann ein Experte oder Administrator einen User beim Deaktivieren auch Pseudonymisieren, indem manuell Benutzername, Vorname, Nachname und E-Mailadresse des Benutzers nach einer ihm bekannten Logik verändert werden.

Profilbild zurücksetzen

Profilbild zurücksetzen

Experten und Administratoren können das Profilbild eines Benutzers durch Klick auf das Icon neben dem Profilbild zurücksetzen.


Abgerufen von „https://userguide.hitguard.de/index.php?title=Benutzer_und_Benutzerrollen&oldid=39219“
Zuletzt geändert
Diese Seite wurde zuletzt am 27. Mai 2026 um 08:04 Uhr bearbeitet.