Verarbeitungsregister

Verarbeitungstätigkeiten (VTs)

Verarbeitungstätigkeiten sind Prozesse einer Organisationseinheit welche personenbezogene Daten verarbeiten.

Unter "Datenschutz → Verarbeitungsregister → Verarbeitungstätigkeiten | Organisationsregister | Gesellschaftsregister" sieht ein DS Experte (Datenschutz Experte) alle VTs welche im Datenschutzmanagementsystem existieren. Ein DS Professional sieht hier alle VTs für welche er in irgendeiner Form verantwortlich ist.

Hier können neue VTs erfasst, bestehende VTs aktualisiert und nicht mehr aktive VTs deaktiviert werden.
Ebenso besteht die Möglichkeit hier DSGVO konforme Verarbeitungsmeldungen für Behörden zu generieren.

Beispiel Verarbeitungsmeldung

Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten

Verarbeitungstätigkeit erstellen / bearbeiten / updaten / deaktivieren

erstellen

• Um eine Verarbeitungstätigkeit zu erstellen, müssen Sie in der Übersicht auf den "Plus"-Button klicken und anschließend die Verarbeitungstätigkeit ausfüllen oder vom Sachbearbeiter ausfüllen lassen.
• VT erstellen

bearbeiten

• Um eine Verarbeitungstätigkeit zu bearbeiten, müssen Sie auf die gewünschte Verarbeitungstätigkeit doppelklicken. Anschließend werden Sie zu der "bearbeiten" Maske weitergeleitet.
• Zu Beachten: Es können nur nicht abgeschlossene VTs bearbeitet werden.
• VT bearbeiten

Aktualisieren

• Ist eine VT in der aktuellsten Version nicht mehr aktuell und muss deswegen angepasst werden, besteht die Möglichkeit die VT zu aktualisieren.
• Um eine Verarbeitungstätigkeit zu aktualisieren, müssen Sie die gewünschte Verarbeitungstätigkeit durch einfaches Klicken markieren. Anschließend müssen Sie oben auf "VT updaten" klicken. Dadurch wird die VT kopiert, auf eine neue Version gehoben, in den Status "Entwurf" gesetzt und Sie werden zur neuen VT weitergeleitet. Solange diese VT nicht abgeschlossen wird, gilt die alte Version!
• Die neue Version kann durch Benutzer bearbeitet werden.
• VT bearbeiten

deaktivieren

• Um eine Verarbeitungstätigkeit zu deaktivieren, müssen Sie die gewünschte Verarbeitungstätigkeit durch einfaches Klicken markieren. Anschließend müssen Sie oben auf "VT deaktiviren" klicken.
• VTs können nur deaktiviert werden. Da eine Historie gepflegt wird, ist das Löschen unterbunden.
• Das deaktivieren einer VT bedeutet, dass die personenbezogenen Daten, welche die VT behandelt, entweder gar nicht mehr verarbeitet werden oder anders aussehen.

Organisationsregister

Ein Organisationsregister ist ein Register einer Organisationseinheit, in welchem alle Prozesse ersichtlich sind, welche in der Organisationseinheit personenbezogenen Daten verarbeiten. Ein Organisationsregister steht in der Hierarchie unter einem Gesellschaftsregister. Dieses Model sollte ihrer Unternehmensstruktur ähneln. (z.b. Register des Konzerns steht über dem Register der Personalabteilung)

Unter "Datenschutz → Verarbeitungsregister → Verarbeitungstätigkeiten | Organisationsregister | Gesellschaftsregister" sieht ein DS Experte alle Organisationsregister, welche im Datenschutzmanagementsystem existieren. Ein DS Professional sieht hier alle Organisationsregister für welche er verantwortlich ist.

Hier können neue Organisationsregister erfasst, bestehende Organisationsregister bearbeitet und nicht mehr benötigte Organisationsregister gelöscht werden.

Es besteht hier die Möglichkeit eine DSGVO konforme Verarbeitungsmeldung für Behörden zu generieren, in welcher alle Verarbeitungstätigkeiten, welche einem Organisationsregister zugewiesen sind aufgelistet werden.

[Beispiel Report]

Übersicht der Organisationsregister

Organisationsregister erstellen / bearbeiten / löschen

erstellen

• Um ein Organisationsregister zu erstellen, müssen Sie in der Übersicht auf den Plus-Button klicken und anschließend die Maske ausfüllen.

bearbeiten

• Um ein Organisationsregister zu bearbeiten, müssen Sie auf das gewünschte Organisationsregister doppelklicken. Anschließend werden Sie zu der "bearbeiten" Maske weitergeleitet.

löschen

• Um ein Organisationsregister zu löschen, müssen Sie auf das gewünschte Organisationsregister doppelklicken und anschließend den roten Mülleimer-Button klicken.
• Zu Beachten: wenn Sie ein Organisationsregister löschen, werden alle Verknüpfungen zu den Verarbeitungstätigkeiten sowie die Zuordnung zum Gesellschaftsregister aufgehoben.

Daten des Organisationsregisters

OrgEh:

• Hier wird eingetragen, von welcher Organisationseinheit dieses Register ist.

Kürzel und Bezeichnung:

• Kürzel: Wie das Register abgekürzt werden soll.
• Bezeichnung: Wie das Register heißen soll.

Beschreibung:

• Hier sollte beschrieben werden, um was sich das Register kümmert. Z.b. könnte es sich um ein Mitarbeiterregister der Personalabteilung handeln, welches personenbezogenen Mitarbeiterdaten verarbeitet.

Verantwortlicher:

• Die Person welche für dieses Register Verantwortung trägt.

Gesellschaftsregister:

• Hier sollte das Register der überliegenden Organisationseinheit eingetragen sein (z.b das Register des Konzerns).

Zugeordnete Verarbeitungstätigkeiten

Hier werden alle Verarbeitungstätigkeiten, welche dem Organisationsregister zugeordnet sind angeführt.

Hier besteht die Möglichkeit durch Klicken des Kettensymbols bereits existierende Verarbeitungstätigkeiten ohne Organisationsregister diesem Organisationsregister zuzuordnen oder durch klicken des Plus-Buttons eine neue Verarbeitungstätigkeit für dieses Organisationsregister zu erstellen. Durch Klicken des roten Kettensymbols, kann die Zuordnung der Verarbeitungstätigkeit zum Organisationsregister aufgehoben werden.

Organisationsregister bearbeiten

Gesellschaftsregister

Ein Gesellschaftsregister ist ein Register einer Gesellschaft, in welchem alle Organisationsregister ersichtlich sind, welche in der Gesellschaft personenbezogenen Daten verarbeiten.

Unter "Datenschutz → Verarbeitungsregister → Verarbeitungstätigkeiten | Organisationsregister | Gesellschaftsregister" sieht ein DS Experte alle Gesellschaftsregister, welche im Datenschutzmanagementsystem existieren. Ein DS Professional sieht hier alle Gesellschaftsregister für welche er verantwortlich ist.

Hier können neue Gesellschaftsregister erfasst, bestehende Gesellschaftsregister bearbeitet und nicht mehr benötigte Gesellschaftsregister gelöscht werden.

Es besteht hier die Möglichkeit eine DSGVO konforme Verarbeitungsmeldung für Behörden zu generieren, in welcher alle Verarbeitungstätigkeiten, welche dem Gesellschaftsregister oder der zugeteilten Organisationsregister zugewiesen sind aufgelistet werden.

Übersicht der Gesellschaftsregister

Gesellschaftsregister erstellen / bearbeiten / löschen

erstellen

• Um ein Gesellschaftsregister zu erstellen, müssen Sie in der Übersicht auf den Plus-Button klicken und anschließend die Maske ausfüllen.

bearbeiten

• Um ein Gesellschaftsregister zu bearbeiten, müssen Sie auf das gewünschte Gesellschaftsregister doppelklicken. Anschließend werden Sie zu der "bearbeiten" Maske weitergeleitet.

löschen

• Um ein Gesellschaftsregister zu löschen, müssen Sie auf das gewünschte Gesellschaftsregister doppelklicken und anschließend den roten Mülleimer-Button klicken.
• Zu Beachten: wenn Sein Gesellschaftsregister löschen, werden alle Verknüpfungen zu den Verarbeitungstätigkeiten und Organisationsregister aufgehoben.

Daten des Gesellschaftsregisters

OrgEh:

• Hier wird eingetragen von welcher Organisationseinheit dieses Register ist.
• Neben der Organisationseinheit wird angeführt, wer der Datenschutzbeauftragte dieser Organisationseinheit ist.

Kürzel und Bezeichnung:

• Kürzel: Wie das Register abgekürzt werden soll.
• Bezeichnung: Wie das Register heißen soll.

Beschreibung:

• Hier sollte beschrieben werden, um was sich das Register kümmert. Z.b. könnte es sich um ein Mitarbeiterregister der Personalabteilung handeln, welches personenbezogenen Mitarbeiterdaten verarbeitet.

Datenschutzkoordinator:

• Die Person, welche für dieses Register die Verantwortung trägt.

Vertreter der OrgEH:

• Hier werden die Personen eingetragen, welche die Organisationseinheit in Bezug auf das Register vertreten.

Zugeordnete Organisationsregister

Hier werden alle Organisationsregister, welche dem Gesellschaftsregister zugeordnet sind angeführt.

Hier besteht die Möglichkeit durch klicken des Kettensymbols, bereits existierende Organisationsregister ohne Gesellschaftsregister diesem Gesellschaftsregister zuzuordnen oder durch klicken des Plus Buttons eine neues Organisationsregister für dieses Gesellschaftsregister zu erstellen. Durch Klicken des roten Kettensymbols kann die Zuordnung des Organisationsregisters zum Gesellschaftsregister aufgehoben werden.

Gesellschaftsregister bearbeiten