Schutzbedarf

Unter "Risikomanagement → Schwachstellen → Überprüfungen | Prüfobjekte | Abweichungen | Abklärungsbedarf" finden PM Professionals und Experten alle Überprüfungen welche im aktuellen Managementsystem angelegt wurden. Es werden alle Überprüfungen angezeigt, egal ob diese abgeschlossen, in Bearbeitung oder im Entwurfsstatus sind. Hier können ebenso neue Überprüfungen erstellt bzw. angefordert werden.

Was ist eine Schutzbedarfsanalyse?

Unter einer Überprüfung wird in HITGuard die Erfassung von Abweichungen zu einem Soll-Zustand verstanden. Beispielsweise kann eine Überprüfung ein Audit durch einen Externen Auditor darstellen. Die Erkenntnisse, die Ihnen vom Auditor eventuell in Form eines Berichts ausgehändigt wurden, könne Sie als sogenanntes "Prüfergebnis" in HITGuard einpflegen.

Prüfergebnisse können aber auch durch eine Überprüfung mit HITGuard entstehen. Dies geschieht in HITGuard durch die Verwendung von Wissensdatenbanken in "Abweichungsanalysen". In Abweichungsanalysen wird eine Überprüfung durch strukturierte Fragebögen geleitet, mit deren Hilfe Abweichungen zum gewünschten Zielzustand ermittelt werden.

Der Zielzustand wird in HITGuard als Zielreifegrad bezeichnet und ist für jedes Managementsystem seperat einzustellen. Nur Experten oder Administratoren können unter "Administration → Managementsysteme" den Zielreifegrad einstellen.

Kopfdaten der Schutzbedarfsanalyse

Auswahl OrgEh / Prozess:

• Bei einer Schutzbedarfsanalyse können Entweder Organisationseinheiten oder Prozesse analysiert werden. Was analysiert werden soll, wird über dem Punkt Audit ausgewählt.

Audit:

• Wird diese Schutzbedarfsanalyse im Zuge eines Audits durchgeführt, können Sie hier das Audit mit der Schutzbedarfsanalyse in Verbindung setzen. Entsteht die Schutzbedarfsanalyse aufgrund eines Audits werden außerdem die Felder Hauptprüfer, Interviewpartner sowie Beginn und Enddatum vom Audit vorbesetzt. (Für mehr über Audits siehe Auditverwaltung)

OrgEh / Prozess:

• Je nachdem ob eine OrgEh oder ein Prozess analysiert wird, wird hier entweder die Organisationseinheit oder der Prozess ausgewählt.
• Kann nach dem ersten Speichern nicht mehr geändert werden!

Bezeichnung:

• Hier wird eingetragen, wie die Schutzbedarfsanalyse bezeichnet werden soll.

Beschreibung:

• Hier sollten kurz der Zweck der Schutzbedarfsanalyse beschrieben werden.

Hauptprüfer:

• Hier wird der haupt-verantwortliche Prüfer der Schutzbedarfsanalyse eingetragen. Er / Sie wählt die Ressourcen und / oder Daten aus, welche im Zuge der Schutzbedarfsanalyse analysiert werden, bestimmt weitere Prüfer, sowie Interviewpartner.

Weitere Prüfer:

• Sind Personen, die als Experten der Themengebiete für die Prüfung der Schutzbedarfsanalyse miteinbezogen werden.

Interviewpartner:

• Mit ihnen werden im Verlauf einer Schutzbedarfsanalyse Interviews über die Ressourcen / Daten geführt. Im Zuge eines Self-Assessments werden Sie mit der Feststellung möglicher Schäden beauftragt. (siehe Typ)

Beginn und Enddatum:

• Hier tragen Sie die geplante Zeitspanne der Schutzbedarfsanalyse ein.

Typ:

• Interview: Die Schutzbedarfsanalyse wird gemeinsam mit dem Interviewpartner durchgeführt. Der Interviewpartner selbst kann an der Schutzbedarfsanalyse nichts ändern hat aber Einsicht auf die Schutzbedarfsanalyse.
• Self-Assessment: Der Interviewpartner wird damit beauftragt, mögliche Schäden bei Verletzungen von Schutzzielen festzustellen. Der Prüfer fordert über den "Beantwortung anfordern"-Button (sofern die Schutzbedarfsanalyse aktiviert wurde) eine Beantwortung an und überprüft diese nach nach Beantwortung.

Änderungsprotokoll:

• Hier wird mit aufgezeichnet zu welchen Zeitpunkten die Schutzbedarfsanalyse von wem bearbeitet wurde, wann Sie den Status gewechselt hat und wann Sie abgeschlossen wurde.

Kopfdaten der Schutzbedarfsanalyse

Stati und Löschen einer Schutzbedarfsanalyse

Eine Schutzbedarfsanalyse kann sich in verschiedenen Stati befinden. Sind die Email-benachrichtigungen im Managementsystem aktiv, werden bei Status wechsel alle im Workflow relevanten Personen zur Durchführung ihrer Aufgaben aufgefordert. Dies würde z.b. der Interviewpartner sein, wenn ein Prüfer eine Beantwortung anfordert und die Prüfer falls er die Beantwortung retourniert.

Entwurf

• Wird die Schutzbedarfsanalyse das erste mal gespeichert oder vom Status "In Bearbeitung" deaktiviert, befindet Sie sich im Status "Entwurf". Von hier kann die Schutzbedarfsanalyse aktiviert, also in den Status "In Bearbeitung" gesetzt werden.

In Bearbeitung

• Wird die Überprüfung aktiviert, wird Sie in den Status "In Bearbeitung" versetzt. Jetzt ist es Zeit für den Hauptprüfer die Schutzbedarfsanalyse durchzuführen oder eine Beantwortung durch "Beantwortung anfordern" von den Interviewpartnern anzufordern. (nur bei Typ Self-Assesment)
• Sie kann durch "Überprüfung deaktivieren" wieder in den Status "Entwurf" versetzt werden.
• Sie kann durch "Überprüfung abschließen" in den Status "Geschlossen" versetzt werden.

Angefordert (nur bei Typ Self-Assesments)

• Wird die Schutzbedarfsanalyse durch den Hauptprüfer angefordert, wird Sie in den Status "Angefordert" versetzt. Die Interviewpartner werden jetzt über eine Email aufgefordert die Schutzbedarfsanalyse durchzuführen.
• Sie kann durch "Überprüfung absenden" in den Status "Beantwortet" versetzt werden.

Beantwortet (nur bei Typ Self-Assesments)

• Wird die Schutzbedarfsanalyse durch den Interviewpartner durch "Überprüfung absenden" retourniert, wird Sie in den Status "Beantwortet" versetzt. Die Prüfer werden jetzt durch eine Email aufgefordert die Beantwortung zu prüfen.
• Sie kann durch "Beantwortung anfordern" wieder in den Status "Angefordert" versetzt werden und der Interviewpartner muss seine Beantwortung überarbeiten.
• Sie kann durch "Überprüfung deaktivieren" wieder in den Status "Entwurf" versetzt werden. (Prüfer werden darüber informiert)
• Sie kann durch "Überprüfung abschließen" in den Status "Geschlossen" versetzt werden.

Geschlossen

• Wird die Schutzbedarfsanalyse durch "Überprüfung abschließen" in den Status "Geschlossen" versetzt, wird die Schutzbedarfsanalyse schreibgeschützt und sie kann nicht mehr bearbeitet werden. Dadurch werden die Verbindungen zwischen den Ressourcen und oder Daten zu ihrer OrgEh / Prozess in der Strukturanalyse gesetzt und gewichtet.

Löschen einer Überprüfung

• Durch "Überprüfung Löschen" können Sie Überprüfungen welche noch nicht abgeschlossen sind löschen.
• Achtung: Durch das Löschen werden die durch diese Überprüfung angelegten Prüfobjekte sowie bereits zu Risiken zugewiesene Abweichungen ebenfalls gelöscht!

Ressourcen und / oder Daten zum analysieren wählen

Hierfür wählen Sie zuerst die gewünschte Wissensdatenbank über das Dropdown im Tab "Erstbewertung mittels Wissensdatenbank". Danach wählen Sie alle Themen aus welche zum ersten mal im Kontext einer Überprüfung behandelt wurden. In der oberen Leiste sehen Sie alle Prüfobjekte welche bereits hinzugefügt worden sind und können diese auch wieder entfernen.

Mögliche Schäden analysieren

Um eine Neubewertung hinzuzufügen müssen Sie zuerst in den Tab "Neubewertung bestehender Prüfobjekte" wechseln. Hier können Sie dann auswählen welche Prüfobjekte oder Themen Sie einer Neubewertung unterziehen möchten. Haben Sie die Prüfobjekte und Themen ausgewählt, dann müssen Sie diese durch Klicken des "Ausgewählte Prüfobjekte einer Neubewertung unterziehen"-Buttons zur Überprüfung hinzufügen.