Aktuelle Maßnahmen

Experten und Professionals sehen unter "Maßnahmen → Aktuelle Maßnahmen" alle Maßnahmen des aktiven Managementsystems, die im aktuellen Analysezeitraum angelegt wurden.

Managementsystem wählen

Ampel:

Die Ampeln, die links neben den Maßnahmen angezeigt werden, geben Auskunft über den Status einer Maßnahme in Bezug auf ihre Frist und Analysezeiträume.

Bedeutung der Symbole:

• Häkchen: Die Maßnahme wurde fertiggestellt.
• Plus: Die Maßnahme wurde im aktuellen Analysezeitraum hinzugefügt.
• Kreis: Die Maßnahme wurde in einem älteren Analysezeitraum hinzugefügt.

Bedeutung der Farben:

• Grün: Die Maßnahme liegt innerhalb der Frist.
• Orange: Die Maßnahme ist einen Analysezeitraum über der Frist.
• Rot: Die Maßnahme ist mehrere Analysezeiträume über der Frist.
• Grau: Die Maßnahme befindet sich im Status Ausgesetzt/Geplant/Abgebrochen.

Maßnahmen anlegen/bearbeiten

Beim Anlegen einer Maßnahme ist darauf zu achten, dass das richtige Managementsystem ausgewählt ist. Maßnahmen können nur für das aktive Managementsystem angelegt werden.

Um eine neue Maßnahme anzulegen, klicken Sie auf den "Plus" Button.

Zum Bearbeiten einer existierenden Maßnahme klicken Sie doppelt auf die gewünschte Maßnahme.

Maßnahme anlegen/bearbeiten

Im nachfolgenden Abschnitt werden die Punkte einer Maßnahme beschrieben.

Maske zum Bearbeiten einer Maßnahme

OrgEh:

• Hier tragen Sie die Organisationseinheit ein, in der die Maßnahme umzusetzen ist.

Status:

• Geplant: Die Maßnahme wurde noch nicht freigegeben. Dies kann abhängig vom Budget sein oder von einem Audit. Da noch nicht sicher ist, ob sie umgesetzt wird, taucht sie nicht unter "Meine Aufgaben" im Menü des Verantwortlichen auf.
• Offen: Die Maßnahme wurde noch nicht zu 100% umgesetzt.
• Ausgesetzt: Die Maßnahme wird bis auf Weiteres ausgesetzt.
• Erledigt: Die Maßnahme wurde durchgeführt und überprüft.
• Abgebrochen: Die Maßnahme wurde abgebrochen.

ID:

• Ist jenes Kürzel unter dem die Maßnahme zu finden ist. (z.B. Orgeh + laufende Nummer Per_001)

ID:

• Ist jenes Kürzel unter dem die Maßnahme zu finden ist. (z.B. Orgeh + laufende Nummer Per_001)

Erledigt am:

• Dass Datum an dem die Maßnahme umgesetzt wurde. Im Normalfall wird dies durch den Verantwortlichen bei der letzten Fortschrittsmeldung eingetragen, es kann aber auch hier nachgetragen werden.

Thema:

• Hier sollten Sie kurz beschreiben, mit welcher Thematik sich die Maßnahme beschäftigt.

Beschreibung:

• Bei der Beschreibung sollten Sie die Maßnahme erklären und angeben, welche Schritte zur Umsetzung nötig sind.

Erkannt am Ereignis:

• Hier tragen Sie ein warum Sie eine Maßnahme für nötig befunden haben. Dies kann beispielsweise im Rahmen einer Besprechung geschehen sein.
• Wird eine Maßnahme aus einer Überprüfung erstellt, wird dieses Feld mit der Bezeichnung der Überprüfung besetzt.

Plankosten/Istkosten:

• Hier wird eingetragen, mit welchen Kosten bei der Umsetzung der Maßnahme zu rechnen ist.

Erkannt am:

• Hier tragen Sie ein zu welchem Zeitpunkt die Notwendigkeit dieser Maßnahme erkannt wurde.
• Wird eine Maßnahme aus einer Überprüfung erstellt, so wird dieses Feld mit dem Beginn-Datum der Überprüfung versehen.

Verantwortlicher:

• Hier tragen Sie die Personen oder Teams ein, die für die Umsetzung der Maßnahme zuständig sind.

Norm-Mapping:

• Hier können Sie die Maßnahme auf eine Norm mappen. Im Normalfall ist dieses Feld befüllt, da die Maßnahme aus einer Vorlage der Wissensdatenbank ausgewählt wurde (Blauer Button neben ID Feld).

Wirksamkeitsprüfung:

• Soll für diese Maßnahme eine Wirksamkeitsprüfung durchgeführt werden, kann hier die Maßnahme zur Prüfung verknüpft werden.
• Soll keine Wirksamkeitsprüfung durchgeführt werden, kann angegeben werden, wieso sie nicht nötig ist.

Anhänge:

• Hier können Sie Dateien hochladen, die für die Umsetzung der Maßnahme benötigt werden.

Optionale Maßnahmeneigenschaften:

• Alle anderen Möglichkeiten sind optional und von einem Experten für das jeweilige Managementsystem zu konfigurieren. (siehe Managementsystem → Optionale Maßnahmeneigenschaften)

Verknüpfungen

Maßnahme Verknüpfungsmenü

Wird eine Maßnahme einem Risiko oder einer Verarbeitungstätigkeit zugeordnet, so wird diese Verknüpfung in diesem Reiter angezeigt.

Wichtig: Dieser Reiter ist nur ersichtlich, wenn die Maßnahme mit Entitäten verknüpft ist.

Maßnahme Verknüpfungen

Durch Klicken auf den blauen Link wird die jeweilige Entität geöffnet.

Hinweis: Wird die Entität nicht in blau dargestellt, dann fehlt Ihnen die Berechtigung diese einzusehen bzw. befindet sie sich in einem anderen Managementsystem.

Fortschrittsmeldungen

Scrollen Sie in der Bearbeitungsmaske einer Maßnahme nach unten, so werden alle angeforderten Fortschrittsmeldungen angezeigt. (siehe Fortschrittsmeldung anfordern)

Fortschrittsmeldungen zur Maßnahme

Als Experte können Sie hier auch die letzte Fortschrittsmeldung bearbeiten.

Es gibt folgende Situationen in denen es Sinn macht, eine Fortschrittsmeldung zu bearbeiten:

• Die Fortschrittsmeldung ist abzuschließen, weil eine Antwort nicht fristgerecht abgegeben wurde.
• Die Fortschrittsmeldung ist abzuschließen, weil man sich nicht einig wurde und Sie nun entscheiden, wie die Bewertung der Maßnahme ausfallen soll.
• Die Fortschrittsmeldung wurde bereits akzeptiert, soll nun aber nochmals ergänzt werden (beispielsweise wurde noch eine Evidenz nachgesendet)

Der Verantwortliche und ggf. der Sachbearbeiter werden per E-Mail informiert, dass die Fortschrittsmeldung im "Bearbeitungsmodus für Autorisierte" bearbeitet wurde.

Die Fortschrittsmeldung wird dadurch auf den Status "Beantwortet" gesetzt und muss erneut akzeptiert werden.