Teams/en: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 7. Februar 2025, 12:03 Uhr

What are teams?

Teams consist of at least one member and are responsible for implementing the tasks assigned to you (measures, controls, audits, business impact analyses, etc.). Members of a team are responsible for working on the tasks assigned to them and receive an e-mail requesting them to implement these tasks.

The team leader only has to have an overview of his team.
He can see which tasks are assigned to his team, but is not responsible for the implementation (unless he is a member) of these tasks. Therefore, he does not receive any e-mails requesting him to implement a task. However, he can still implement the tasks if necessary. Team leaders are only informed if the deadline is exceeded, e.g. by controls or progress reports.

Who can create teams?

Teams can be created by administrators or experts via "Administration → Teams".
Here is also the possibility to deactivate teams.

Where can teams be assigned?

Teams can be assigned wherever responsibilities can be defined.

This means teams can be allocated to:

measures
controls
risks
management system responsibility
gap analyses and review results
protection needs analyses
audits and
resources.

To note:

Teams do not require a team leader, but do require at least one member. If desired, this member can also be the team leader.
Exceptions exist only for the control behavior "All must accept in order". With this behavior, only individuals can be assigned.
Teams with management system responsibility can only be edited by an administrator or a team leader.
On reports, only the team designation is listed. However, the individual persons in the team are not listed.
Teams cannot be deleted, only deactivation is possible!
Deactivating teams is only possible if they are not involved in any active work steps or are not responsible for any active structural elements.
Deactivated teams can no longer be assigned.
Deactivated teams are marked as such in the team list.

Role description

Team leaders:

Team leaders are not responsible for processing the team's measures, controls, variance analyses, etc., but must have an overview of them or be able to intervene reactively. Team leaders therefore have access to measures, controls, deviation analyses, etc. assigned to the team, but they are not involved in the operational processing of workflows.

Team leaders do not, for example, receive an e-mail request to implement a measure, control or deviation analysis. They are informed in the sense of an escalation if deadlines are exceeded, e.g. of controls or progress reports.

This is supported in the form that for Practitioners, in their dashboard display, pending controls or progress messages are only displayed to team members, not team leaders. However, a team leader does have access to controls and progress messages. He can intervene if necessary via the menu items "My controls" and "My progress". The blue indicator, which signals outstanding controls and progress messages that require processing, is also not displayed to team leaders. This has been solved because the blue indicator stands for an action to be taken, but the team leader is not responsible for the operational implementation, but should only be able to intervene reactively.

Members:

Members of a team have access to measures, controls, variance analysis, etc. assigned to the team. They are responsible for the operational execution of workflows. Therefore, they all receive the request by e-mail to implement e.g. a measure, control or deviation analysis.

Escalation e-mails regarding time overruns for implementations are also sent to all team members.

Create/edit team

Experts can see all the teams that have been created under "Administration → Teams". You can also create new teams or deactivate old ones here.

To create a team click the "Plus" button.

Tips, tricks & best practice

Work with teams to...

...address more than one user in a workflow without having to list them individually.
...change a user centrally in the team instead of in every measure/control, etc. when a change is made in the organization's personnel structure.
...cluster the areas of users' responsibility (e.g., IT, facility, HR, etc.).
...make further use of escalation procedures and notification functionalities (see above: role description).

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-'''Was sind Teams?<br>'''
+'''What are teams?<br>'''
-:Teams bestehen aus mindestens einem Mitglied und sind für die Umsetzung der Ihnen zugeteilten Aufgaben (Maßnahmen, Kontrollen, Audits, Business Impact Analysen, etc.) verantwortlich. Die Mitglieder eines Teams sind für die Bearbeitung der ihnen zugewiesenen Aufgaben verantwortlich und bekommen per Email die Aufforderung diese Aufgaben umzusetzen.
+:Teams consist of at least one member and are responsible for implementing the tasks assigned to you (measures, controls, audits, business impact analyses, etc.). Members of a team are responsible for working on the tasks assigned to them and receive an e-mail requesting them to implement these tasks.
-:Der Teamleiter, sofern nicht auch als Mitglied eingetragen, hat nur die Aufgabe einen Überblick über sein Team zu haben.<br>Er kann sehen, welche Aufgaben seinem Team zugeteilt sind, ist aber nicht für die Umsetzung (außer er ist Mitglied) dieser Aufgaben verantwortlich. Er erhält deshalb auch keine E-Mails, die ihn auffordern eine Aufgabe umzusetzen. Er kann aber, falls nötig, die Aufgaben dennoch umsetzen. Teamleiter werden nur bei Überschreitung der Deadline z.B. von Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen informiert.
+:The team leader only has to have an overview of his team.<br>He can see which tasks are assigned to his team, but is not responsible for the implementation (unless he is a member) of these tasks. Therefore, he does not receive any e-mails requesting him to implement a task. However, he can still implement the tasks if necessary. Team leaders are only informed if the deadline is exceeded, e.g. by controls or progress reports.
-'''Wer kann Teams erstellen?'''<br>
+'''Who can create teams?'''<br>
-:Teams können durch Administratoren oder Experten über "Administration → Teams" erstellt werden.<br>Hier besteht ebenso die Möglichkeit Teams zu deaktivieren. <br>
+:Teams can be created by administrators or experts via "Administration → Teams".<br>Here is also the possibility to deactivate teams. <br>
-'''Wo können Teams zugeteilt werden?'''<br>
+'''Where can teams be assigned?'''<br>
-:Teams können überall dort zugeteilt werden, wo Zuständigkeiten definiert werden können.<br>
+:Teams can be assigned wherever responsibilities can be defined.<br>
-:Das heißt Teams können zu:<br>
+:This means teams can be allocated to:<br>
-::*Maßnahmen
+::*measures
-::*Kontrollen
+::*controls
-::*Risiken
+::*risks
-::*Risikoidentifikationen
+::*management system responsibility
-::*Business Impact Analysen
+::*gap analyses and review results
-::*Audits und
+::*protection needs analyses
-::*Ressourcen
+::*audits and
-:zugeteilt werden.
+::*resources.
-'''Zu Beachten:'''
+'''To note:'''
-*Teams benötigen keinen Teamleiter, aber mindestens ein Mitglied. Wenn gewünscht kann dieses Mitglied ebenfalls der Teamleiter sein.
+*Teams do not require a team leader, but do require at least one member. If desired, this member can also be the team leader.
+*Exceptions exist only for the control behavior "All must accept in order". With this behavior, only individuals can be assigned.
+*Teams with management system responsibility can only be edited by an administrator or a team leader.
+*On reports, only the team designation is listed. However, the individual persons in the team are not listed.
+*Teams cannot be deleted, only deactivation is possible!
+*Deactivating teams is only possible if they are not involved in any active work steps or are not responsible for any active structural elements.
+*Deactivated teams can no longer be assigned.
+*Deactivated teams are marked as such in the team list.
-*Ausnahmen gibt es nur beim Prüfverhalten „Alle müssen in Reihenfolge akzeptieren“. Bei diesem Verhalten können nur Einzelpersonen zugeteilt werden.
+<span id="Rollenbeschreibung"></span>
+== Role description ==
-*In Berichten wird nur mehr die Team-Bezeichnung angeführt. Es werden aber nicht die einzelnen Personen im Team aufgelistet.
+'''Team leaders:'''
+:Team leaders are not responsible for processing the team's measures, controls, variance analyses, etc., but must have an overview of them or be able to intervene reactively. Team leaders therefore have access to measures, controls, deviation analyses, etc. assigned to the team, but they are not involved in the operational processing of workflows.
+:Team leaders do not, for example, receive an e-mail request to implement a measure, control or deviation analysis. They are informed in the sense of an escalation if deadlines are exceeded, e.g. of controls or progress reports.
+:This is supported in the form that for Practitioners, in their dashboard display, pending controls or progress messages are only displayed to team members, not team leaders. However, a team leader does have access to controls and progress messages. He can intervene if necessary via the menu items "My controls" and "My progress". The blue indicator, which signals outstanding controls and progress messages that require processing, is also not displayed to team leaders. This has been solved because the blue indicator stands for an action to be taken, but the team leader is not responsible for the operational implementation, but should only be able to intervene reactively.<br>
-*Teams können nicht gelöscht werden, nur das Deaktivieren ist möglich!
-*Das Deaktivieren von Teams ist nur dann möglich, wenn diese in keinen aktiven Arbeitsschritten bzw. für keine aktiven Strukturelemente verantwortlich sind.
+'''Members:'''
+:Members of a team have access to measures, controls, variance analysis, etc. assigned to the team. They are responsible for the operational execution of workflows. Therefore, they all receive the request by e-mail to implement e.g. a measure, control or deviation analysis.
-*Deaktivierte Teams können nicht mehr zugeteilt werden.
+Escalation e-mails regarding time overruns for implementations are also sent to all team members.
-*Deaktivierte Teams sind in der Teamliste als solche gekennzeichnet.
-== Rollenbeschreibung ==
-'''Teamleiter:'''
-:Die Teamleiter sind nicht für die Bearbeitung der Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw. des Teams zuständig, müssen aber einen Überblick darüber haben bzw. reaktiv eingreifen können. Teamleiter haben daher Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw., die dem Team zugewiesen sind, sie werden aber nicht in die operative Abwicklung von Workflows involviert.
-:Teamleiter bekommen z.B. keine Aufforderung per E-Mail eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen. Bei Überschreitungen von Deadlines z.B. von Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen werden sie im Sinne einer Eskalation informiert.
-:Das wird in der Form unterstützt, dass für Practitioner in deren Dashboard-Anzeige anstehende Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen nur Teammitgliedern, nicht aber Teamleitern angezeigt werden. Ein Teamleiter hat aber Zugriff auf Kontrollen und Fortschrittsmeldungen. Über die Menüpunkte „Meine Kontrollen“ und „Meine Fortschritte“ und kann er notfalls handelnd eingreifen. Der blaue Kennzeichner, der ausstehende Kontrollen und Fortschrittsmeldungen, die einer Bearbeitung bedürfen, signalisiert, wird Teamleitern ebenfalls nicht angezeigt. Das ist so gelöst, weil der blaue Kennzeichner für eine zu setzende Aktion steht, der Teamleiter aber nicht für die operative Umsetzung verantwortlich ist, sondern nur reaktiv eingreifen können soll.<br>
-'''Mitglieder:'''
-:Mitglieder eines Teams haben Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw., die dem Team zugewiesen sind. Sie sind für die operative Abwicklung von Workflows verantwortlich. Sie erhalten daher alle die Aufforderung per E-Mail z.B. eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen.
-:Eskalations-Mails bzgl. zeitlicher Überschreitungen zu Umsetzungen werden ebenfalls allen Teammitgliedern übermittelt.
 <!--
-:* Sie sind nicht für die Bearbeitung der Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw. des Teams zuständig, müssen aber einen Überblick darüber haben bzw. reaktiv eingreifen können.
+:*They are not responsible for processing the team's measures, controls, variance analyses, etc., but they must have an overview of them or be able to intervene reactively.
-:*Daher haben Teamleiter Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw. die dem Team zugewiesen sind.
+:*Therefore, team leaders have access to measures, controls, variance analyses, etc. assigned to the team.
-:*Sie werden aber nicht in die operative Abwicklung von Workflows involviert. D.h. Teamleiter bekommen z.B. keine Aufforderung per Email eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen.
+:*But they are not involved in the operational execution of workflows. That is, team leaders do not receive, for example, an email request to implement a measure, control, or variance analysis.
-:*Sie werden bei Überschreitungen von Deadline z.B. von Kontrollen oder Fortschrittsmeldungen informiert. (Eskalation)
+:*They are informed when deadlines are exceeded e.g. by controls or progress reports. (Escalation)
 -->
 <!--
-:*Sie sind zuständig für die Bearbeitung von Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw. die dem Team zugewiesen sind.
+:*You are responsible for processing measures, controls, deviation analysis, etc. assigned to the team.
-:*Sie haben daher Zugriff auf Maßnahmen, Kontrollen, Abweichungsanalysen usw. die dem Team zugewiesen sind.
+:*They therefore have access to measures, controls, deviation analyses, etc. that are assigned to the team.
-:*Sie sind für die operative Abwicklung von Workflows verantwortlich und bekommen daher z.B. die Aufforderung per Email eine Maßnahme, Kontrolle oder Abweichungsanalyse umzusetzen.
+:*You are responsible for the operational processing of workflows and therefore receive e.g. the request by email to implement a measure, control or deviation analysis.
 -->
-== Rollenbeschreibung erstellen / bearbeiten ==
+<span id="Team_erstellen/bearbeiten"></span>
+== Create/edit team ==
-Experten sehen unter "Administration → Teams" alle Teams, die angelegt wurden. Ebenso können Sie hier neue Teams erstellen oder alte deaktivieren.
+Experts can see all the teams that have been created under "Administration → Teams". You can also create new teams or deactivate old ones here.
-Um ein Team zu erstellen klicken Sie auf den Button "Plus".
+To create a team click the "Plus" button.
-[[Datei:Teamliste.PNG|left|thumb|900px|Team erstellen]]
+[[Datei:Teamliste.PNG|left|thumb|900px|Create team]]
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-[[Datei:Team erstellen.PNG|left|thumb|900px|Team erstellen]]
+[[Datei:Team erstellen.PNG|left|thumb|900px|Create team]]
 <br clear=all>
+==Tips, tricks & best practice==
+[[Datei:BESTPRACTICE.png|left|thumb|100px]]
+Work with teams to...
+*...address more than one user in a workflow without having to list them individually.
+*...change a user centrally in the team instead of in every measure/control, etc. when a change is made in the organization's personnel structure.
+*...cluster the areas of users' responsibility (e.g., IT, facility, HR, etc.).
+*...make further use of escalation procedures and notification functionalities (see above: role description).<br clear=all>