Datenimport

Mithilfe des Importers, können Ressourcen, Maßnahmen, Kontrollen und Prüffragen für Wissensdatenbanken oder Strukturupdates für Organisationseinheiten importiert werden. Diese Updates können z.B. aus einem SAP-Export kommen, oder aber auch von einer eigens erstellten Excel- oder CSV-Datei. Dadurch können veraltete Strukturen aktualisiert oder aber auch komplett neue Strukturen importiert werden.

Wird ein Import durchgeführt, werden alle Entitäten, die geändert wurden, aktualisiert, sowie alle Entitäten, die in HITGuard noch nicht existieren, angelegt.

Durchführen eines Imports

Imports können nur von Administratoren oder Experten durchgeführt werden.

Um einen Import vorzunehmen, wird zuerst zu "Administration → Datenimport" gewechselt. Hier werden nun alle erstellten Importkonfigurationen angezeigt. Um einen Import durchzuführen, wird entweder eine vorhandene Importkonfiguration aus der Liste gewählt oder eine neue Importkonfiguration erstellt - in der Durchführung unterscheiden sich die Vorgänge nicht. Jeder Import wird unter "Administration → Datenimport → Importprotokolle" dokumentiert.

Neue Importkonfiguration erstellen

Um eine vorhandene Importkonfiguration zu verwenden, wird doppelt auf die gewünschte Konfiguration geklickt. Um eine neue Importkonfiguration zu erstellen wird auf das grüne Plus geklickt. (siehe Abbildung)

Importtyp auswählen

Anschließend öffnet sich eine Maske (siehe Abbildung rechts), in der die Bezeichnung der Konfiguration gesetzt wird, der Typ der Konfiguration ausgewählt und die zu importierende Datei hochgeladen werden muss.

Bei der Datei kann es sich entweder um ein CSV-Datei oder eine Excel-Datei handeln. (Siehe Aufbau einer Importdatei)

Felder zuordnen

Wird auf "Weiter" geklickt, öffnet sich die Maske zum Zuweisen der Felder (siehe Abbildung rechts). Hier sollen zumindest alle Pflichtfelder des gewählten Importtyps zugewiesen werden. Welche das sind, entnehmen Sie der Beschreibung der einzelnen Imports.

Wird eine Excel-Datei importiert, muss darauf geachtet werden, dass in der Datei Spaltenüberschriften existieren. Sind diese vorhanden, wird ausgewählt, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält und deshalb ignoriert werden soll.

Speichern und importieren

Wurden nun alle Pflichtfelder zugewiesen, kann der Import gespeichert werden und ist fertig zum Importieren. Dafür muss nur noch auf "Speichern und Importieren" geklickt werden.

Hinweis: Für Verantwortliche kann anstelle eines Usernamens auch die Bezeichnung eines Teams eingetragen werden, wenn dieses in HITGuard bereits erstellt wurde. Die Bezeichnung muss korrekt sein, damit der Import funktioniert. Das Team ist dann als Verantwortlich hinterlegt, z.B. bei einer Ressource.

Erfolgreicher Import von Organisationseinheiten

War der Import erfolgreich, so wird angezeigt, wie viele Entitäten neu erstellt wurden und wie viele geändert wurden. Bei fehlerhaften Importvorgängen werden Ihnen jene Zeilen und Spalten, die Fehler enthalten, aufgelistet.

Importprotokolle

Übersicht der Protokolle

Jeder Importversuch wird unter "Administration → Datenimport | Importprotokolle" dokumentiert. Dabei werden sowohl erfolgreiche, als auch fehlgeschlagene Importversuche erfasst.

Detailansicht eines Importprotokolls

Durch Doppelklicken auf einen Import wird man zu einer Maske weitergeleitet in der man Details, wie z.b den Grund wieso der Import fehlschlug, erhält.

Datenkategorien importieren

Um Datenkategorien zu importieren, muss beim Import der Typ "Datenkategorie" ausgewählt werden.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Datenkategorien anlegen
• Aktualisieren bestehender Datenkategorien

Für das Feld Datenklasse sind nur Klassen zulässig, die unter Risikomanagement → Risikopolitik → Datenklassen angelegt sind.

Für die Felder Schutzbedarfsanalyse und personenbezogen sind nur die Werte Ja und Nein zulässig. Sie bestimmen, wo die Datenkategorien verwendet werden können.

Für Informationen über Verantwortliche siehe Benutzerverwaltung.

Anlegen neuer Datenkategorien

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits irgendwo in der HITGuard Instanz (systemweit) existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt.

Um eine Datenkategorie neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID (systemweit eindeutige Identifikation)
• Bezeichnung
• Datenklasse (entsprechend den Werten in Risikomanagement → Risikopolitik → Datenklassen)

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar.

Weiters können die Felder

• Beschreibung
• übergeordnete Datensatz-ID (übergeordnete Datenkategorie) (systemweit eindeutige Identifikation)
• Schutzbedarfsanalyse (Ja/Nein)
• Personenbezogen (Ja/Nein)

zugewiesen werden.

Wird die übergeordnete Datensatz-ID einer Datenkategorie zugewiesen, so muss eine Datenkategorie mit dieser ID entweder schon in HITGuard existieren, oder aber in diesem Import angelegt werden. Weiters dürfen keine Zyklen vorhanden sein. Von Zyklen ist die Rede, wenn z.B. Datenkategorie A Datenkategorie B als übergeordnete ID eingetragen hat und Datenkategorie B umgekehrt die Datenkategorie A als übergeordnete ID anführt. Der Importer erkennt diese Zyklen, verhindert den Import und verweist auf den Zyklusfehler.

Aktualisieren von Datenkategorien

Wird beim Import die Datensatz-ID der Datenkategorie gefunden, so wird keine neue Datenkategorie angelegt, sondern die vorhandene aktualisiert. Das heißt: Die vorhandenen Felder der Importdatei aktualisieren die bereits vorhandenen Felder wie z.B. Bezeichnung, Datenklasse oder personenbezogen. Dies ermöglicht die Pflege einzelner Datenkategorie bzw. größere Datenkategorie-Strukturen .

Beispiel:

Es wird dafür entschieden eine neue Datenkategorie zu erstellen, die bereits existierenden Datenkategorien übergeordnet sein soll. In diesem Fall können die bereits existierenden Datenkategorien durch Änderung ihrer übergeordneten ID ganz simpel dieser neuen Datenkategorie untergeordnet werden.

Vorlage

• Importvorlage Datenkategorie.xlsx

Risiken importieren

Um Risiken zu importieren, wird beim Import der Typ "Risiko" ausgewählt.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Risiken anlegen
• Aktualisieren bestehender Risiken

Anlegen neuer Risiken

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits irgendwo in der HITGuard Instanz (managementsystemübergreifend) existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt.

Um ein Risiko neu anzulegen, müssen diese Pflichtfelder ausgefüllt sein

• Datensatz-ID (managementsystemübergreifend eindeutige Identifikation)
• Bezeichnung
• Verantwortlicher (zB als Benutzername)

Weiters können die folgenden Felder zugewiesen werden:

• Kürzel
• Beschreibung
• Anmerkungen
• Monetäre Auswirkung
• Eintrittswahrscheinlichkeit
• Strategie
• Schadensausmaß
• Status
• Sachbearbeiter

Andere Importe geben den Status mit Zahlen an. Hier müssen sie den Status allerdings als das Wort angeben, das Sie im Drop-down im Feld Status im Risiko finden (also "Eingereicht", "Aktiv", etc.). Achten Sie dabei auch auf Groß-und kleinschreibung - schon bei kleinen Abweichungen kann HITGuard den Status nicht mehr erkennen.

Sind die Felder Schadensausmaß oder Eintrittswahrscheinlichkeit zugewiesen, dann sind nur Inhalte gültig, die mit den vorhandenen HITGuard Klassen übereinstimmen. Mehr dazu unter Eintrittswahrscheinlichkeiten bzw. Schadensausmaße.

Ist das Feld Strategie zugewiesen, dann müssen sie hier Ebenfalls darauf achten, dass es einen Wert aus dem Drop-down im Feld Strategie im Risiko hat. Weiters gilt die Einschränkung, dass es nur die Werte erlaubt sind, die auch zu dem zugewiesenem Schadensausmaß / Nutzen passen. Also bei einem Schadensausmaß muss es sich um eine Bewältigungsstrategie handeln, bei einem Nutzen um eine Behandlungsstrategie.

Einem Risiko können zwar mehrere Personen als Sachbearbeiter zugewiesen werden, über den Import ist es aber nur möglich einen einzelnen Benutzer als Sachbearbeiter zuzuweisen.

Aktualisieren von Risiken

Tragen sie im Import-file in der Spalte Datensatz-ID die ID im Drittsystem eines Risikos, das bereits im System existiert ein, so wird kein neues Risiko erstellt. HITGuard wird stattdessen das Vorhandene aktualisieren. Das heißt: Die vorhandenen Felder der Importdatei aktualisieren die bereits vorhandenen Felder wie z.B. Bezeichnung, Beschreibung, Verantwortlicher, usw.

Achtung: Die ID des Risikos muss über die gesamte HITGuard Instanz eindeutig sein, sie darf also nicht in einem anderen Managementsystem wiederverwendet werden. Wenn Sie bspw. ein Risiko mit der ID 1234 in ein Managementsystem importieren möchten, es aber in einem Managementsystem bereits ein Risiko mit der ID 1234 gibt, so wird dieses überschrieben.

Vorlage

• Importvorlage Risiko.xlsx

Geschäftsprozesse importieren

Um Geschäftsprozesse zu importieren, muss beim Import der Typ "Geschäftsprozess" ausgewählt werden.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Geschäftsprozesse anlegen
• Aktualisieren bestehender Geschäftsprozesse

Für Informationen über Verantwortliche siehe Benutzerverwaltung.

Anlegen neuer Geschäftsprozesse

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob ein Geschäftsprozess bereits existiert oder nicht. Existiert keiner, so wird der Geschäftsprozess angelegt.

Um einen Geschäftsprozesse neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID (systemweit eindeutige Identifikation)
• Bezeichnung

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar.

Weiters können die Felder

• Kürzel
• Beschreibung
• übergeordnete Geschäftsprozess Datensatz-ID (systemweit eindeutige Identifikation)

zugewiesen werden.

Wird die übergeordnete Geschäftsprozess Datensatz-ID zugewiesen, so muss ein Geschäftsprozess mit dieser ID entweder schon in HITGuard existieren oder aber in diesem Import angelegt werden. Weiters dürfen keine Zyklen vorhanden sein. Zyklen sind es dann, wenn z.B. Geschäftsprozess A Geschäftsprozess B als übergeordnete ID eingetragen hat und Geschäftsprozess B Geschäftsprozess A als übergeordnete ID. Der Importer erkennt diese Zyklen, verhindert den Import und verweist auf den Zyklusfehler.

Aktualisieren von Geschäftsprozessen

Wird beim Import die Datensatz-ID der Organisationseinheit gefunden, so wird keine neuer Geschäftsprozess angelegt, sondern der vorhandene aktualisiert. Das heißt: Die vorhandenen Felder der Importdatei aktualisieren die bereits vorhandenen Felder wie z.B. Beschreibung, Kürzel, Verantwortlicher oder übergeordnete Datensatz-ID. Dies ermöglicht die Pflege einzelner Geschäftsprozesse bzw. Geschäftsprozessstrukturen.

Beispiel:

Es wird sich dafür entschieden einen neuen Geschäftsprozess zu erstellen, der bereits existierenden Geschäftsprozessen übergeordnet ist. In diesem Fall können die bereits existierenden Geschäftsprozesse durch Änderung ihrer übergeordneten ID diesem neuen Geschäftsprozess untergeordnet werden.

Vorlage

• Importvorlage Geschäftsprozess.xlsx

Organisationseinheiten importieren

Um Organisationseinheiten zu importieren, muss beim Import der Typ "Organisationseinheit" ausgewählt werden.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Organisationsstrukturen anlegen
• Aktualisieren bestehender Organisationsstrukturen

Für Informationen über Verantwortliche siehe Benutzerverwaltung.

Anlegen neuer Organisationseinheiten/Strukturen

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt.

Um eine Organisationseinheit neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID (systemweit eindeutige Identifikation)
• Bezeichnung

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar.

Weiters können die Felder

• Kürzel
• Beschreibung
• übergeordnete OE Datensatz-ID (systemweit eindeutige Identifikation)
• Straße
• Postleitzahl
• Stadt
• Land
• Sortierreihenfolge

zugewiesen werden.

Wird die übergeordnete OE Datensatz-ID zugewiesen, so muss eine Organisationseinheit mit dieser ID entweder schon in HITGuard existieren, oder aber in diesem Import angelegt werden. Weiters dürfen keine Zyklen vorhanden sein. Zyklen sind es dann, wenn z.B. Organisationseinheit A Organisationseinheit B als übergeordnete ID eingetragen hat und Organisationseinheit B Organisationseinheit A als übergeordnete ID. Der Importer erkennt diese Zyklen, verhindert den Import und verweist auf den Zyklusfehler.

Aktualisieren von Organisationseinheiten/Strukturen

Wird beim Import die Datensatz-ID der Organisationseinheit gefunden, so wird keine neue Organisationseinheit angelegt, sondern die vorhandene aktualisiert. Das heißt: Die vorhandenen Felder der Importdatei aktualisieren die bereits vorhandenen Felder wie z.B. Land, Adresse oder Verantwortlicher. Dies ermöglicht die Pflege einzelner Organisationseinheiten bzw. größere Organisationsstrukturen.

Beispiel:

Es wird sich dafür entschieden eine neue Abteilung zu erstellen, die bereits existierenden Organisationseinheiten übergeordnet ist. In diesem Fall können die bereits existierenden Organisationseinheiten durch Änderung ihrer übergeordneten ID dieser neuen Abteilung untergeordnet werden.

Vorlage

• Importvorlage OrgEh.xlsx

Maßnahmen importieren

Um Maßnahmen zu importieren, wird beim Import der Typ "Maßnahme" ausgewählt.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Maßnahmen anlegen
• Aktualisierung bestehender Maßnahmen

Anlegen neuer Maßnahmen

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits existiert oder nicht. Existiert sie nicht, wird sie neu angelegt.

Um eine Maßnahme neu anzulegen, müssen die folgenden Pflichtfelder jedenfalls vorhanden und ausgefüllt sein:

• Kürzel
• OrgEh (ID im Drittsystem!)
• Bezeichnung
• Verantwortlicher
• Erkannt am
• Datensatz-ID

Zusätzlich gelten alle Voraussetzungen der Benutzerverwaltung, falls Verantwortliche eingetragen sind (siehe Benutzerverwaltung).

Wichtig: Für die Organisationseinheit muss deren ID im Drittsystem verwendet werden. Wenn Sie diese ID noch nicht gesetzt haben, können Sie dies vor dem Import manuell tun. Weiters können folgende Felder optional zugewiesen werden:

• Status (0-6, siehe mehr Information unten)
• Beschreibung
• Anmerkung
• Plankosten
• Istkosten
• Erkannt am Ereignis
• Fristbeginn
• Plandatum - Achtung: dies ist ein Pflichtfeld, wenn Sie es unter Maßnahmen > Einstellungen konfiguriert haben
• Fristende
• Erledigt am - Achtung: darf nur ausgefüllt werden, wenn die Maßnahme im Status Erledigt oder Eingereicht importiert wird
• Auswirkung - mit den von Ihnen in Maßnahmen > Einstellungen definierten Bezeichnungen
• Aufwand - mit den von Ihnen in Maßnahmen > Einstellungen definierten Bezeichnungen
• Korrekturmaßnahme (JA/NEIN)
• Verbesserungsmaßnahme (JA/NEIN)
• Neu geplant (JA/NEIN)
• Verschoben (JA/NEIN)
• Risikoreoduktion (JA/NEIN)
• KO-Kriterium (JA/NEIN)

Für den Status der Maßnahme werden Ziffern von 0 bis 6 verwendet:

0	Geplant
1	Offen
2	Ausgesetzt
3	Erledigt (Achtung: hier muss das Erledigt am Datum ausgefüllt werden)
4	Abgebrochen
5	Eingereicht (hier kann das Erledigt am Datum ausgefüllt werden)
6	Verworfen

Hinweis: Wenn Sie nichts ausfüllen, wird standardmäßig der Status 1 (Offen) verwendet.

Aktualisieren von Maßnahmen

Wird beim Import die Datensatz-ID der Maßnahme gefunden, so wird keine neue Maßnahme angelegt, sondern die vorhandene aktualisiert. Das heißt: die vorhandenen Felder des Importfiles aktualisieren die bereits vorhandenen Felder.

Vorlage

• Importvorlage Maßnahmen.xlsx

Ressourcen importieren

Um Ressourcen zu importieren, wird beim Import der Typ "Ressource" ausgewählt.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Ressourcen anlegen
• Aktualisierung bestehender Ressourcen

Für Informationen über Verantwortliche siehe Benutzerverwaltung.

Anlegen neuer Ressourcen

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits existiert oder nicht. Existiert sie nicht, wird sie neu angelegt.

Um eine Ressource neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID (systemweit eindeutige Identifikation)
• und Bezeichnung

vorhanden und ausgefüllt sein. Zusätzlich gelten alle Voraussetzungen der Benutzerverwaltung, falls Verantwortliche eingetragen sind (siehe Benutzerverwaltung).

Weiters können die Felder:

• Beschreibung
• Modellsegment
• RTO
• und RPO

zugewiesen werden. Beim Modellsegment sind folgende Werte erlaubt: "Business Service Ebene", "Anwendungsebene", "IT-Infrastruktur Ebene", "OT-Infrastruktur Ebene", "Physische Sicherheit" und "Prozessebene". Wird das Feld nicht zugewiesen, werden die Ressourcen dem Modellsegment "Anwendungsebene" zugeordnet. RTO und RPO können entweder in Stunden oder in Minuten angegeben werden, Stunden und Minuten können nicht gemischt werden. In diesem Falle überschreiben die Minuten die Stunden.

Beispiel: Möchte ich eine RTO von zweieinhalb Stunden, so kann ich entweder 2,5 Stunden oder 150 Minuten angeben. Gebe ich 2 Stunden 30 Minuten an, werden nur die 30 Minuten importiert.

Achtung: Auch bei der Zuweisung der Spalten beim Datenimport muss man zwischen Stunden und Minuten unterscheiden. Ist das Feld für Minuten vorhanden, wird es genommen, auch wenn das Feld für Stunden ausgefüllt ist.

Aktualisieren von Ressourcen

Wird beim Import die Datensatz-ID der Ressource gefunden, so wird keine neue Ressource angelegt, sondern die vorhandene aktualisiert. Das heißt: die vorhandenen Felder des Importfiles aktualisieren die bereits vorhandenen Felder.

Vorlage

• Importvorlage Ressource.xlsx

Ressourcenverbindungen importieren

Um eine Ressourcenverbindung (d.h. eine Kante, also eine Abhängigkeitsbeziehung zwischen zwei Strukturelementen) zu importieren, wird beim Import der Typ "Ressourcenverbindung" ausgewählt.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Ressourcenverbindung anlegen
• Aktualisierung bestehender Ressourcenverbindungen

Anlegen neuer Ressourcenverbindungen

Um eine Ressourcenverbindung neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID der Quelle (systemweit eindeutige Identifikation)
• Datensatz-ID des Ziels(systemweit eindeutige Identifikation)
• Typ der Quelle
• Typ des Ziels

vorhanden und ausgefüllt sein.

Weiters können die Felder:

• Schutzziel und
• Abhängigkeitsgewichtung

zugewiesen werden.

Beziehungen können zwischen verschiedenen Ressourcen, zwischen Organisationseinheiten und Ressourcen, Prozessen und Ressourcen, Datenkategorien und Ressourcen und Lieferanten und Ressourcen jeweils in beide Richtungen angelegt werden. Bei der Zuweisung und Gewichtung von Schutzzielen gelten folgende Regeln:

• Weder Schutzziel noch Abhängigkeitsgewichtung angegeben: alle Schutzziele des Managementsystems werden mit 100% angelegt.
• Nur Schutzziel: das genannte Schutzziel wird mit 100% Gewichtung angelegt.
• Nur Abhängigkeitsgewichtung: alle Schutzziele des Managementsystems werden mit dieser Gewichtung angelegt.
• Schutzziel und Abhängigkeitsgewichtung: das genannte Schutzziel werden mit dieser Gewichtung angelegt.

Hinweis: Wenn bereits eine Verbindung aus einer Schutzbedarfsanalyse besteht, wird die neue Verbindung zwar importiert, aber die Verbindung aus der Schutzbedarfsanalyse wird nicht überschrieben. Löscht man die Schutzbedarfsanalyse, so wird die importierte Beziehung sichtbar.

Hinweis: Gibt es mehrere Einträge mit der gleichen Datensatz-ID Quelle und Datensatz-ID Ziel zum selben Schutzziel, wird immer der letzte Eintrag in Betracht gezogen.

Beispiel:

Zeile 1: Quelle_1, Ziel_1, Ressource, Ressource → setzt alle Schutzziele auf 100%

Zeile 2: Quelle_1, Ziel_1, Ressource, Ressource, Vertraulichkeit, 50 → setzt das Schutzziel "Vertraulichkeit" auf 50%

Ergebnis beim Import → Vertraulichkeit 50%, alle anderen Schutzziele 100% für die Verbindung zwischen Quelle_1 und Ziel_1.

Aktualisieren von Ressourcenverbindungen

Wird beim Import die Datensatz-ID der Ressource und des Ziels in der gleichen Kombination gefunden, so wird keine neue Ressourcenverbindung angelegt, sondern die vorhandene aktualisiert. Das heißt: die vorhandenen Felder des Importfiles aktualisieren die bereits vorhandenen Felder.

Auch hier werden Kanten aus Schutzbedarfsanalysen nicht überschrieben.

Vorlage

• Importvorlage Ressourcenverbindung.xlsx

Lieferanten importieren

Um Liefearnten zu importieren, muss beim Import der Typ "Lieferant" ausgewählt werden.

Es gibt zwei Optionen:

• Neue Lieferanten anlegen
• Aktualisieren bestehender Lieferanten

Anlegen neuer Lieferanten

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits irgendwo in der HITGuard Instanz (managementsystemübergreifend) existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt.

Um einen Lieferanten neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Datensatz-ID (managementsystemübergreifend eindeutige Identifikation)
• Bezeichnung

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar.

Weiters können die Felder

• Kürzel
• Ablaufdatum
• Deaktiviert (x für ja, leer für nein; wahr/falsch)
• Metrik aus Drittsystem
• Begründung
• Straße
• Postleitzahl
• Stadt
• Bundesland
• Land
• E-Mail
• Telefon
• Homepage

vorhanden und ausgefüllt sein.

Aktualisieren von Lieferanten

Wird beim Import die Datensatz-ID des Lieferanten gefunden, so wird kein neuer Lieferant angelegt, sondern der vorhandene aktualisiert. Das heißt: Die vorhandenen Felder der Importdatei aktualisieren die bereits vorhandenen Felder wie z.B. Bezeichnung, Beschreibung, Ablaufdatum, usw. Dies ermöglicht die Pflege einzelner Lieferanten.

Vorlage

• Importvorlage Lieferanten.xlsx

Elemente für Wissensdatenbanken (WDBs) importieren

Der Importer bietet die Möglichkeit Maßnahmen, Kontrollen, Themen, Prüffragen, Begründungsvorlagen oder Risiken in eine bestehende Wissensdatenbank zu importieren. Dafür wird beim Importer der Typ "WDB" ausgewählt. Anschließend müssen Sie noch angeben, in welche Wissensdatenbank die Maßnahmen, Kontrollen, Prüffragen, Themen und Begründungsvorlagen importiert werden sollen. Dabei muss es sich um eine noch bearbeitbare, also eine nicht veröffentlichte Wissensdatenbank handeln.

Um Maßnahmen, Kontrollen, Themen, Prüffragen Begründungsvorlagen oder Risiken zu importieren, müssen die Felder

• Titel
• Datensatz-ID

zugewiesen werden.

Achtung: Die Datensatz ID, ist die ID im Drittsystem. Ist die Datensatz-ID bereits in der WDB vorhanden, wird kein neuer Datensatz angelegt, sondern der alte aktualisiert.

Weiters gibt es in allen Reitern die Felder:

• Gliederung
• Beschreibung
• Stand (Datumswert)

Im Reiter Prüffragen gibt es zusätzlich die Felder:

• Fragestellung
• Art der Frage : Hierdurch wird der Typ der Prüffrage festgelegt. Erlaubte Werte des Feldes sind: "Prozessfrage" oder "Technikfrage" oder "Informationserhebung". Prozessfragen können mit einem Score entsprechend dem Bewertungsschema beantwortet werden, Technikfragen mit Ja/Nein/Teilweise. Informationsrhebungen werden beantwortet, indem der Kommentar ausgefüllt und/oder ein Anhang hochgeladen wird. Wird die Spalte nicht belegt, so werden alle Prüffragen als Technikfragen importiert.
• verlinkte Themen (Datensatz-ID)

Im Reiter Themen gibt es zusätzlich die Felder:

• übergeordnetes Thema (Datensatz-ID)
• verlinkte Prüffragen (Datensatz-ID)

Hinweis: Für einen Import müssen nicht Spalten aus allen Reitern zugewiesen werden. Sie können also Themen, Prüffragen, Maßnahmen, Kontrollen und Begründungsvorlagen getrennt importieren.

Hinweis: Themen und Prüffragen, die dann miteinander verknüpft werden, können im gleichen Excel importiert werden. Jedoch können Sie auch Verlinkungen importieren für Themen/Prüffragen, die Sie bereits importiert oder manuell erstellt haben.

Hinweis: In den Feldern verlinkte Prüffragen zu Themen und verlinkte Themen zu Prüffragen können mit Beistrich getrennt auch mehrere Datensatz-IDs angegeben werden. Dies kann mit oder ohne Lehrzeichen vor/nach dem Beistrich angegeben werden. Beispiel: PF01, PF02, PF03.

Vorlagen

• Importvorlage WDB Thema.xslx
• Importvorlage WDB Prüffrage.xslx
• Importvorlage WDB Maßnahme.xslx
• Importvorlage WDB Kontrolle.xslx
• Importvorlage WDB Thema, Prüffrage, Maßnahme und Kontrolle.xslx
• Importvorlage WDB Risiko.xslx

Benutzerverwaltung

Um Benutzer zu importieren, muss beim Import der Typ "Benutzer" ausgewählt werden.

Es gibt zwei Optionen:

• Neuen Benutzer anlegen
• Aktualisieren bestehender Benutzer

Benutzer können mit dem Importer importiert werden. Beim Importieren von Organisationseinheiten, Datenkategorien und Ressourcen kann auch optional ein Verantwortlicher angegeben werden, der dadurch zugewiesen oder neu erstellt und zugewiesen wird.

Wird im Zuge eines Imports von Strukturelementen nur der Benutzername angegeben, wird der Verantwortliche dem Element zugewiesen, nicht aber verändert. In diesem Fall muss der Benutzer also schon existieren. Es können beim Reiter "Verantwortliche" in diesem Fall alle Felder bis auf den Benutzernamen ignoriert werden.

Anlage eines neuen Benutzers mit dem Importer

Beim Import einer Datei prüft HITGuard anhand der Datensatz-ID im Importfile, ob diese bereits irgendwo in der HITGuard Instanz (systemweit) existiert oder nicht. Existiert sie nicht, so wird sie neu angelegt.

Um einen Benutzer neu anzulegen, müssen die Pflichtfelder

• Benutzername (systemweit eindeutige Identifikation)
• E-Mail Adresse
• Passwort
• Vorname
• Nachname

vorhanden und ausgefüllt sein. Nur wenn dies der Fall ist, ist der Import durchführbar.

Anlage eines neuen Benutzers im Zuge eines anderen Imports

Wird beim Import ein Verantwortlicher eingetragen, der noch nicht in HITGuard angelegt ist, gibt es zwei Varianten, wie HITGuard damit umgeht:

1. Active Directory Integration ist deaktiviert:

   Der Benutzer wird komplett neu angelegt, damit dies durchgeführt werden kann, müssen in der Importdatei die Pflichtfelder des Verantwortlichen vorhanden und eingetragen sein. Diese sind:

   • Benutzername
   • E-Mail
   • Passwort (zwischen 12 und 20 Zeichen, wobei mindestens 3 von den 4 Kriterien Sonderzeichen, Großschreibung, Kleinschreibung und Ziffern erfüllt werden müssen)

   

   Pflichtfelder bei Anlage eines neuen Benutzers

   
   

2. Active Directory Integration ist aktiviert:

   Ist die Active Directory Integration aktiviert, so können nur noch Benutzer, die im Active Directory existieren angelegt werden. Es können allerdings weiterhin die Felder Vorname, Nachname und E-Mail zugewiesen werden. Das heißt: Es besteht die Möglichkeit Daten des Benutzers beim Import zu ändern und so eventuell Fehler oder nicht geführte Informationen des Active Directories in HITGuard zu ergänzen bzw. zu korrigieren.

Aktualisieren von Benutzern

Es ist möglich Benutzer mit Hilfe des Importers zu aktualisieren. Dies ist z.B. hilfreich, wenn sich E-Mail oder auch der Nachname eines Benutzers ändern. Der Importer prüft bei jeden Import, falls ein Benutzer eingetragen ist, ob auch Zusatzfelder, wie E-Mail, Nachname, usw. im Importfile existieren, falls ja, wird der Inhalt dieser Felder mit dem neuen Inhalt aktualisiert.

Dies ermöglicht es in HITGuard Informationen über Benutzer zu führen, die im Active Directory nicht vorhanden bzw. nicht gepflegt werden. Dabei ist zu bemerken, dass HITGuard nicht das Active Directory aktualisiert!

Achtung: Für das Aktualisieren von Benutzern als eigenen Datenimport muss die AD-Integration deaktiviert sein.

Deaktivierte Benutzer

Wird bei einer Aktualisierung ein deaktivierter Benutzer als Verantwortlicher eingetragen oder aktualisiert, so wird dieser Benutzer dadurch nicht aktiviert, er wechselt den Status also nicht. Er wird aber aktualisiert und als Verantwortlicher eingetragen.

Vorlage

• Importvorlage Benutzer.xlsx

Aufbau einer Importdatei

Der Importer unterstützt zwei Formattypen:

• CSV
• Excel-Dateien

Excel

Der Aufbau einer Excel Datei besteht aus einer Tabelle, in der alle relevanten Daten als Spalte in einer Tabelle repräsentiert werden. Jede Zeile entspricht z.B. einer neuen Organisationseinheit oder anderen zu importierenden Struktur. Beim Import kann bzw. muss je nach Aufbau die erste Zeile übersprungen werden, wenn es sich bei dieser Zeile um die Spaltenüberschriften handelt.

Beispiel für einen Excel Import

CSV

Der Aufbau einer CSV-Datei besteht meist aus einer Zeile, in der die Spaltenüberschriften mit Strichpunkten (Semikolons) getrennt stehen. Jede weitere Zeile enthält Informationen über die zu importierende Struktur. Dabei ist wichtig, dass jede Zeile gleich viele Spalten aufweist (also gleich viele Strichpunkte hat). Beim Import kann bzw. muss je nach Aufbau die erste Zeile übersprungen werden wenn es sich bei dieser Zeile um die Spaltenüberschriften handelt.

Beispiel für einen CSV Import

HTML-Formatierung beim Import

Einige Felder, die Sie als Excel oder CSV importieren können, sind in der Applikation HTML-Felder, d.h. sie sind formatierbar. Sie haben die Möglichkeit, diese Formatierung schon mit zu importieren, indem Sie HTML-Codes dafür verwenden. Dies betrifft beispielsweise die Fragestellung von Prüffragen für Wissensdatenbanken oder die Beschreibungsfelder von Maßnahmen oder Risiken.

Ein paar Beispiele für die Formatierung:

HTML-Code	Ergebnis
<ul><li>Punkt 1</li><li>Punkt 2</li></ul>	Erstellt eine listenförmige Aufzählung. Wichtig: In einer Aufzählung dieser Art dürfen Sie im Excel/CSV keine Zeilenumbrüche verwenden, da dies sonst Leerzeilen im Ergebnis verursacht.
Zeile 1<br>Zeile 2	Fügt einen einfachen Zeilenumbruch ein.
<b>fett</b>	Formatiert den Text als fett.
<i>kursiv</i>	Formatiert den Text als kursiv.
<u>unterstrichen</u>	Formatiert den Text als unterstrichen.
<s>durchgestrichen</s>	Formatiert den Text als durchgestrichen.

Sie können auch einen online HTML-Editor verwenden, dort ihren Text formatieren und das Ergebnis, also den Code, dann in das Excel oder CSV kopieren. Achten Sie hierbei darauf, Zeilenumbrüche zu entfernen.