Audit erstellen

Um ein Audit zu erstellen oder zu bearbeiten, muss in die Auditübersicht ("Auditmanagement → Auditplanung → Audits") navigiert werden.

Zum Erstellen eines neuen Audits muss in der Übersicht auf den "Plus" Button geklickt werden.

Zum Bearbeiten muss das gewünschte Audit doppelgeklickt werden.

Anschließend öffnet sich die Maske zum Erstellen/Bearbeiten.

Stammdaten

Maske zum Erstellen eines Audits

Auditprogramm: Ist dieses Audit Teil eines Auditprogramms, dann wählen Sie dieses Programm hier aus. Durch den Button rechts, können die Stammdaten aus dem Auditprogramm eingetragen werden.

Organisationseinheit: Hier wird die Organisationseinheit, bei der das geplante Audit anfällt, eingetragen.

Status: Der Status eines Audits wird durch den Workflow Button oben rechts gesteuert. Im obigen Screenshot ist dies der "Bericht abschließen" Button. Mehr zum Workflow ist unter "Auditmanagement → Auditplanung → Audit bearbeiten" zu finden.

Kürzel und Bezeichnung: Beim Kürzel tragen Sie ein, wie das Audit abgekürzt wird. Bei der Bezeichnung wird eingetragen, wie das Audit heißen soll.

Beschreibung: Hier sollten Sie eintragen, welchen Zweck das Audit erfüllt.

Sparten: Hier kann aus den der Organisationseinheit zugeteilten Sparten ausgewählt werden, welche wirklich beim Audit geprüft werden.

Auditkriterien: Dem Audit können Standards und Normen zugewiesen werden, die vorgeben wonach auditiert wird (Unabhängig von den Zertifizierungen der Organisationseinheit).

Schwerpunkte: Hier können die Schwerpunkte des Audits spezifiziert werden. Ist das Audit einem Auditprogramm unterstellt, wird das Feld automatisch mit den Schwerpunkten des Auditprogramms gefüllt.

Anmerkungen: Hier können Anmerkungen zum Audit festgehalten werden.

Lead-Auditor: Der Lead-Auditor ist der Hauptprüfer und für die Durchführung des Audits zuständig. Bei externen Audits können hier nur externe Auditoren eingetragen werden.

Co-Auditor(en)/Begleitung: Die Co-Auditoren (internes Audit) bzw. Begleiter (externes Audit) sind während des Interviews mit dem Lead-Auditor anwesend, müssen aber nicht unbedingt Einfluss darauf nehmen. Bei einem externen Audit sind die Begleiter im Regelfall interne Mitarbeiter; bei einem internen Audit sind üblicherweise alle Auditoren interne.

Verantwortliche: Die hier eingetragenen Personen werden bei der Durchführung des Audits befragt.

Beginn und Enddatum: Hier wird eingetragen, wann das Audit beginnt. Ein Audit muss ein Beginndatum und ein Enddatum haben.

Typ: Hier wählen Sie aus, ob es sich beim Audit um eine Erstbewertung oder eine Neubewertung handelt.

Farbe im Kalender: Hier kann ausgewählt werden, mit welcher Farbe das Audit und die Überprüfungen im Terminkalender angezeigt werden.

Auditart: Hier kann ausgewählt werden, ob es sich um eine der folgenden Auditarten handelt (diese Auswahl ist optional):

• Systemaudit
• Prozessaudit
• Produktaudit
• Complianceaudit
• Außerordentliches Audit

Externes Audit und Kunden-/Lieferantenaudit: Handelt es sich bei diesem Audit um ein externes, dann wählen Sie dies hier aus. Bei externen Audits muss der Lead-Auditor eine externer Auditor sein! Sowohl interne wie externe Audits können als Kunden-/Lieferantenaudits designiert werden.

Vorbereitung für ein externes Audit: Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich bei diesem Audit um eine Vorbereitung für ein externes Audit handelt. Dadurch kann ein externes Audit mit diesem Audit verknüpft werden. Unter "Auditmanagement → Einstellungen" kann konfiguriert werden, ob für externe Audits zuerst ein internes benötigt wird.

Termine

In diesem Tab werden alle Überprüfungen zu einem Audit gemmeinsam mit dem Terminkalender angezeigt. Dabei ist egal, ob diese Überprüfungen Entwürfe, in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen sind.

Weiters ist es hier möglich, neue Überprüfungen für ein Audit zu erstellen oder dem Audit schon existierende Überprüfungen zuzuordnen.

Für das Anlegen/Zuordnen einer neuen Überprüfung/Analyse klicken Sie auf den jeweiligen Button. Dabei ist zu beachten, dass Überprüfungen nur geplant bzw. hinzugefügt werden können, wenn der Status des Audits nicht Abgeschlossen ist.

Für bereits abgeschlossene Audits stellen Sie zuerst den Status auf "in Nachbearbeitung". Wie Überprüfungen angelegt werden, finden Sie unter Überprüfungen.

Beispiel: Zugeordnete Überprüfungen

Maske zum Zuordnen von existierenden Überprüfungen