Vorfall melden

Hinweise oder Vorfälle können über die Seite des anonymen Hinweisgebersystems gemeldet werden. Die Seite ist unter der von Ihnen konfigurierten URL erreichbar, wenn bei zumindest einem Fallmanagementsystem das anonyme Melden aktiviert wurde.

Hier kann entweder eine neue Meldung abgegeben werden oder es können anonyme Postfächer eingesehen werden, um etwaige Rückfragen oder Rückmeldungen zu in der Vergangenheit abgegebenen Meldungen einzusehen und ggf. darauf zu reagieren.

Anonyme Meldung erstellen

Entscheidet man sich für das Melden eines Vorfalls ("Neuen Hinweis melden" Button), so muss zuerst eine Sicherheitsfrage beantwortet werden. Das Captcha kann man sich auch vorlesen lassen.

Nach bestandener Sicherheitsüberprüfung ist es möglich, die Meldung abzugeben. Diese kann an spezielle Verantwortungsbereiche gerichtet sein, einen Betreff sowie eine Beschreibung und ggf. auch Evidenzdokumente enthalten. Der Meldende kann sich auch entscheiden, einen Namen anzugeben, um ggf. doch nicht anonym zu bleiben.

Schwerpunkt wählen: Gibt es mehrere Fallmanagementsysteme, bei denen das anonyme Melden aktiviert wurde, so muss hier ausgewählt werden, wo die Meldung eingehen soll. Ist ein "i"-Symbol vorhanden, so kann dieses für eine Beschreibung des Schwerpunktes geklickt werden.

Betreff: Hier sollte kurz beschrieben werden, worum es bei der Meldung geht.

Hinweis: Hier sollte der Hinweis/Vorfall beschrieben werden. Je genauer desto besser. Wenn nicht genug Information für den Bearbeiter vorhanden ist, kann es sein, dass er mit dem Meldenden in Kontakt treten möchte. Dies kann anonym über einen Postkasten oder mit hinterlegten Kontaktdaten geschehen.

Zusätzliche Informationen: Hier kann der Melder optional angeben, ob es sich um einen organisationsinternen oder -externen Beobachter handelt, wo die Beobachtung stattgefunden hat und wer in den Vorfall involviert war.

Namen angeben: Wenn der Meldende Kontaktdaten für den Bearbeiter der Meldung hinterlegen möchten, gibt es dafür zwei Optionen. Die erste wäre, hier Namen und Kontaktdaten anzugeben. Möchten man aber lieber anonym bleiben, so kann man auch nach Absenden der Meldung einen anonymen Postkasten für die Kommunikation zu dieser spezifischen Meldung erstellen.

Anhang: Zusätzlich zum Hinweis können auch Dateien hinterlegt werden. Dabei könnte es sich zum Beispiel um ein Beweisfoto handeln.

Wenn alles eingetragen ist, kann die Nachricht mit dem "Absenden" Button aufgegeben werden. Dadurch wird die Meldung im System angelegt und eine Referenznummer für die Meldung erstellt.

Nach Aufgabe der Meldung hat der Meldende noch die Möglichkeit, einen anonymen Postkasten für die Meldung zu erstellen. Dieser Postkasten dient zur Kommunikation mit dem Bearbeiter der Meldung. Durch ihn kann man dem Bearbeiter noch weiterhelfen, falls Unklarheiten zur Meldung auftauchen und Rückfragen notwendig werden.

Wird kein Postkasten erstellt, kann nicht mit dem Bearbeiter kommuniziert werden, sofern im vorherigen Schritt nicht Kontaktdaten hinterlegt wurden.

Als Benutzernamen sollten keine Daten angegeben werden, mit denen der Meldende identifiziert werden könnten! Eine Option wäre es, einfach die Referenznummer der Meldung als Benutzernamen zu verwenden.

Anonymer Postkasten

Wurde bei einer Meldung ein anonymer Postkasten erstellt, dann kann über die Startseite des anonymen Meldesystems auf diesen zugegriffen werden.

Zum Öffnen muss eine Sicherheitsfrage beantwortet und die Zugangsdaten für den Postkasten der Meldung eingegeben werden.

Im Postkasten ist der Kommunikationsverlauf der Meldung ersichtlich.

Über den "Antworten" Button kann eine neue Nachricht an den Bearbeiter gesendet werden. Hierdurch kann der Bearbeiter mit zusätzlichen Informationen versorgt oder auf etwaige Rückfragen geantwortet werden.