Auditdurchführung
Weitere Optionen
Unter "Auditmanagement → Auditdurchführung" finden Sie alle Überprüfungen, Prüfobjekte, Abweichungen und Abklärungsbedarfe des aktuellen Managementsystems.
Überprüfungen
Unter "Auditmanagement → Auditdurchführung → Überprüfungen | Prüfobjekte | Abweichungen | Abklärungsbedarf" finden Sie alle Überprüfungen des Managementsystems. Dies beinhaltet die mit einem Audit in Verbindung stehenden sowie die nicht verknüpften Überprüfungen. Die Anzeige der Überprüfungen ist auch unabhängig von deren Status.
Es ist hier auch möglich, neue Überprüfungen für Audits anzulegen (Abweichungsanalysen, Prüfergebnisse und Schutzbedarfsanalysen).
Durch Doppelklicken auf eine Überprüfung werden Sie zu dieser weitergeleitet.
Mehr zum Erstellen und Bearbeiten von Überprüfungen finden Sie hier (Abweichungsanalysen und Prüfergebnisse) sowie hier (Schutzbedarfsanalysen).
Überprüfung kopieren
Duplikat erstellen
Es kann auf Knopfdruck eine Kopie einer Überprüfung erstellt werden. Für diese wird die Struktur der Prüfobjekte aus dem Original übernommen, aber nicht die Antworten oder etwaige verknüpfte Elemente (Maßnahmen, Kontrollen,...). Kopien werden mit "- Kopie" in der Bezeichnung im Status Entwurf erstellt. Das Original kann sich dafür in jedem beliebigen Status befinden.
Neubewertung erstellen
Es kann auf Knopfdruck eine Neubewertung einer Überprüfung erstellt werden. Für diese wird nicht nur die Struktur der Prüfobjekte aus dem Original übernommen, sondern man kann entscheiden ob man auch die Antworten mit übernehmen möchte. Neubewertungen werden mit "- Neubewertung" in der Bezeichnung im Status Entwurf erstellt. Das Original muss sich dafür im Status "Geschlossen" befinden.
Prüfobjekte
Unter "Auditmanagement → Auditdurchführung → Überprüfungen | Prüfobjekte | Abweichungen | Abklärungsbedarf" finden Sie alle Prüfobjekte, die im Zuge von Überprüfungen im aktuellen Managementsystem angelegt wurden.
Durch Doppelklicken auf ein Prüfobjekt öffnet sich die Detailansicht. In dieser sehen Sie, wie das Prüfobjekt beantwortet wurde. Ebenso kann, wenn mehrere Versionen des Prüfobjektes vorhanden sind, angesehen werden, wie sich die Beurteilung des Prüfobjektes von einer Version zur nächsten entwickelt hat. Nur die Kopfdaten eines Prüfobjektes sind über diese Maske bearbeitbar. Das heißt, diese Maske kann nicht zum Beantworten eines Prüfobjektes verwendet werden.
Weiters kann auf der Seite auch eine Teil-Automatische Neubewertung von Prüfobjekten initiiert werden. Mehr dazu finden Sie hier.
Abweichungen
Unter "Auditmanagement → Auditdurchführung → Überprüfungen | Prüfobjekte | Abweichungen | Abklärungsbedarf" finden Sie alle Abweichungen, die bei der Durchführung von Überprüfungen festgestellt wurden.
Anhand der optional einblendbaren Spalten "Maßnahme fehlt", "Zielwert fehlt", "Zielwert zu niedrig" lässt sich herausfinden, gegen welche Abweichungen noch nichts oder zu wenig unternommen wurde. Diese Abweichungen werden in der Übersicht auch mit einem Badge versehen. Hat eine Abweichung keinen Badge, heißt das also, dass versucht, wird die Abweichung zu beheben.
Sie haben hier weiters die Möglichkeit, Abweichungen einem Risiko zuzuweisen.
Durch Doppelklicken auf eine Abweichung öffnet sich die Überprüfung an der Stelle, wo die Abweichung festgestellt wurde. Hier können nun Maßnahmen und Kontrollen zur Abweichung festgelegt werden. Mehr dazu unter Prüffragen beantworten.
Optional kann man eine Spalte einblenden, die anzeigt, ob es sich um eine Prüffrage (aus einer Wissensdatenbank) oder ein Prüfergebnis (frei angelegt) handelt. Das gibt Experten die Möglichkeit, ihre selbst entwickelten Wissensdatenbanken dann um Prüfergebnisse zu erweitern, die bei Überprüfungen öfter extra hinzugefügt werden.
Abweichungen filtern
Mit dem Filter kann festgelegt werden, welche Art von Abweichungen angezeigt wird:
- negative: Prüffragen/Prüfergebnisse, die < dem Target Score bewertet wurden
- keine: Prüffragen/Prüfergebnisse, die = dem Target Score bewertet wurden
- positive: Prüffragen/Prüfergebnisse, die > dem Target Score bewertet wurden
Target Score Gewichtung
Was der Target Score ist und wo er eingestellt wird, finden Sie unter Managementsysteme. Überall dort wo Abweichungen vorkommen, gibt es eine zusätzliche Form der Sortierung: Die Target Score Gewichtung. Dies ist beispielsweise unter "Risikomanagement → Schwachstellen → Abweichungen" möglich.
Falls aktiviert, erfolgt die Sortierung von Schutzzielen anhand der Target Score Gewichtung. Je größer die Abweichung vom Target Score und je größer die Gewichtung des Schutzzieles ist, desto größer ist die Target Score Gewichtung: Target Score Gewichtung = Abweichungsgrad * Gewichtung des Schutzzieles.
Anmerkung: Eine Beantwortung mit "Nein" entspricht Score 1, "Teilweise" entspricht Score 3.
Beispiele zur Veranschaulichung: Gewichtung des Schutzzieles: Mittel (3)
- Score der Abweichung = 2, Target Score = 4 => Abweichungsgrad = 2, Target Score Gewichtung = 2 * 3 = 6.
- Score der Abweichung = 4, Target Score = 4 => Abweichungsgrad = 0, Target Score Gewichtung = 0 * 3 = 0.
Abklärungsbedarf
Unter "Auditmanagement → Auditdurchführung → Überprüfungen | Prüfobjekte | Abweichungen | Abklärungsbedarf" finden Sie alle Prüffragen/Prüfergebnisse, die im Zuge einer Überprüfung mit "Abklärungsbedarf" gekennzeichnet wurden.
Diese Kennzeichnung ist in der Praxis notwendig, wenn Sie bei der Beantwortung einer Prüffrage noch nicht abklären können, wie die Frage zu beantworten ist. Dies kann vorkommen, wenn Sie beispielsweise noch eine andere Person hinzuziehen oder die Information anderweitig nachrecherchieren müssten. Im Anschluss an eine Reihe von Überprüfungen wird ausgewertet, welche Fragen noch recherchiert werden müssen. Genau dazu dient die Ansicht „Abklärungsbedarf“.
Wird auf eine Prüffrage/Prüfergebnis doppelt geklickt, wird man zu dieser weitergeleitet.
Es ist ebenso möglich, eine Auflistung alle abklärungsbedürftigen Prüffragen/Ergebnisse über den Export Button zu exportieren (neben der Suchleiste). Dadurch erhält man eine einfach verwendbare Auflistung der abklärungsbedürftigen Prüffragen.